4 warunki bezwzględne, aby osiągnąć w biurze max produktywność

4 warunki bezwzględne, aby osiągnąć w biurze max produktywność

Na początek mam taki wniosek – Open space jest wszędzie.
 
Myślisz, że nie wszystkich to dotyczy? Moim zdaniem prawie wszystkich. Open space to nie tylko wielkie korporacje. Nawet mała firma, choć sobie z tego nie zdaje sprawy, często tworzy podobne warunki pracy. Takie, które utrudniają produktywność i skuteczne działanie. Wystarczy 4-5 osób w jednym pokoju. Czy każda z nich słyszy co mówią i robią pozostali? Czy wszyscy nawzajem widzą się przez cały dzień? A zatem jest to open space, choć na taką malutką, mikro skalę.
 
Rozmowy, stukanie w klawiaturę, szelest papierowych dokumentów, pstrykanie długopisem – i tak przez 8 godzin codziennie. Naprawdę trudno się skupić. Pół biedy, jeśli czyjaś praca ogranicza się do kopiuj/wklej. Ale jeśli mamy wykonać kreatywną robotę, wymagającą użycia szarych komórek, to naprawdę nie będzie nam łatwo.
 
Biuro open space, i stwierdzam to z całą mocą mojego szkoleniowego doświadczenia, to istne pole wojny dla wszystkich tam zatrudnionych. Wojny prowadzonej każdego dnia o to, aby utrzymać swoją wysoką produktywność, dobre samopoczucie, satysfakcje i energię. Jeśli nie poznamy podstawowych zasad sztuki obrony przed zgubnym wpływem open space, to będziemy co dnia wychodzić z biura przeżuci i zmęczeni. I w zasadzie ze świadomością, że pomimo przepracowania całego dnia – niewiele udało nam się zrobić.
 
Zakładam, że większość z nas nie ma dokąd uciec przed open space i dlatego po prostu musimy nauczyć się produktywnej pracy w takich przestrzeniach. To wcale nie jest taka super prosta sprawa. Ja poświęciłem temu cały Raport Specjalny „Ujarzmij Open Space” na 55 stron. Ale w tym artykule, skupimy się na rzeczach konkretnych, najłatwiejszych i do wprowadzenia w życie bezwzględnie i od zaraz.
 

1. Ciszej = produktywniej

Trudno jest przez 8 godzin stale uważać na natężenie swojego głosu, ale jest coś co można zrobić raz i będzie zbawiennie działać już zawsze. Pierwsza sprawa, to – zapomnij na zawsze o trybach głośnomówiących. Ja wiem, że to jest wygodne rozwiązanie, bo mamy wolne ręce i możemy w trakcie rozmowy robić coś jeszcze dodatkowo. Ale gdy mamy współpracowników w pokoju – to trybu głośnomówiącego nigdy nie wynaleziono – po prostu. Telekonferencji też nie wynaleziono :) Jeżeli już jakaś jest konieczna to zawsze skorzystajmy z innego pomieszczenia w tym celu.
 
To ostatnie dotyczy też firmowych debat i rozmów, które odbywamy. Gdy wiesz, że w parę minut się nie dogadacie – przenieś miejsce tej rozmowy, choćby do kuchni. Możesz zaprosić też kilku kolegów na spacer wokół biurowca – tak będzie zdrowiej i produktywniej dla wszystkich.
 
Specjalną uwagę przykładaj do szeleszczących papierów, dokumentów, koszulek itp. To naprawdę rozprasza pozostałych. A na open space trzeba walczyć o każdy decybel mniej – w imię komfortu i efektywności.
 
Jeżeli masz potrzebę popracować w ciszy nad koncepcja jakiegoś projektu – a w biurze po prostu się nie da, bo jest za głośno, spróbuj poprosić o dzień pracy zdalnej. Większość ludzi tego nie robi, przyjmując z góry za pewnik, że muszą siedzieć i pracować w firmie. Nie dam głowy jak podejdzie do tego Twój szef, ale znam wiele przypadków i firm, gdzie takie dni z powodzeniem funkcjonują na życzenie, oczywiście sensownie uargumentowane.
 

2. Tradycyjniej = efektywniej

Druga sprawa to dzwonki w naszych telefonach. Ma znaczenie ich głośność i sygnał. Naprawdę nie pomaga w pracy, gdy po raz 30-ty w ciągu dnia współpracownik słyszy głośny początek Twojego ulubionego przeboju. Pianie koguta, muczenie krowy i tym podobne wynalazki sygnałowe działają podobnie wnerwiająco i rozpraszająco. W biurze sprawdza się najlepiej tradycja, czyli nie świdrujące uszu klasyczne: „dzyń, dzyń”. Jego odmian jest tyle, że każdy znajdzie dla siebie swój indywidualny sygnał.
 
A ja najbardziej polecam w ogóle wyciszenie telefonu. I tak przecież dostrzeżemy kątem oka, że coś na biurku zaczęło się świecić. A jeśli to zbyt często nie działa, bo na przykład odchodzimy za daleko od telefonu, to może wystarczy po prostu włączona wibracja. Gdy telefon leży na biurku świetnie go słychać… Sprawdź i spróbuj!
 
Podobnie ma się sprawa z głośnymi powiadomieniami w komputerze. Łączymy tu obie pierwsze zasady Open space – ma być względnie cicho i tradycyjnie.
 
Z telefonami jest związany jeszcze jeden dobry i produktywny obyczaj. Nigdy, never, nie zostawiaj włączonego telefonu w pokoju, gdy z niego wychodzisz. Dlaczego? Bo ktoś, kto spróbuje wtedy skontaktować się z Tobą, będzie dzwonił i dzwonił… Masz tylko dwa honorowe rozwiązania, albo zabierasz telefon ze sobą albo go wyłączasz na czas, aż nie wrócisz.
 

3. Bez zamęczania pytaniami = dobry PR i wysoka skuteczność

Jeśli mamy kogoś na wyciągnięcie ręki, to mamy tendencję do zadawania pytań w stylu „jak się pisze…” itp. Bezwzględna i konieczna zasada na open space – sam sobie pomóż. Masz w komputerze słowniki :) Nawet, gdy firma odcina Cię od internetu to zawsze zostaje słownik Worda. Powiem Ci więcej – wszyscy wiedzą, że tak naprawdę możesz użyć słownika, czy jakiegoś translatora aby coś przetłumaczyć. Ludzie będą Cię postrzegać jako człowieka leniwego, a nie takiego, który naprawdę potrzebuje pomocy, jeśli będziesz zadawać takie pytania. Szef również.
 
Oczywiście „słowniki” to metafora na wszystkie inne pytania z lenistwa. Czyli : A która godzina? A który dziś? A jaka pogoda? A o której mamy spotkanie? Itd….
 
Czasem jednak trzeba o coś zapytać i wtedy dobrze jest takie pytania sobie gromadzić i przerywać innym np. raz na kilka godzin. Zapamiętaj koniecznie, że gdy przerywasz komuś pracę koncepcyjną, to za każdym razem ta osoba potrzebuje ponad 20 minut, aby z powrotem znaleźć się w punkcie, gdzie jej przerwałeś. Także, profesjonalniej jest zgromadzić całą serię pytań i przeszkodzić tylko raz czy dwa dziennie. Bądź profesjonalistą :)
 

4. Punktualność = super zarządzanie czasem swoim i innych

Przychodź punktualnie na spotkania. Nie lekceważ czasu innych ludzi. Jeśli się spóźniasz na zebranie, to albo każesz innym czekać na siebie, albo powtarzać to, co było powiedziane zanim przyszedłeś. Tak właśnie jest, i dobrze, gdy uświadomimy to sobie. W obydwu wypadkach marnujesz czas innych. Jeśli jesteś organizatorem spotkania, wprowadź zasadę – nie czekam na spóźnialskich, nie powtarzam im co ich ominęło. Z czasem przestaną się spóźniać – słowo!
 
Gdy zastosujesz te 4 warunki bezwzględne, jako politykę własnego pokoju, który dzielisz z współpracownikami, będzie od razu łatwiej i produktywniej dla Was wszystkich. Gdy sprawa jest poważniejsza, to znaczy pracujesz na Open Space w skali makro, gdzie morze ludzi siedzi na wielkiej otwartej przestrzeni, skorzystaj z raportu specjalnego „Ujarzmij Open Space”. To moja autorska, bezpłatna i dostępna dla każdego przez platformę ujarzmijopenspace.pl, publikacja. Gdy sam nie masz, aż takiego wpływu na współpracowników i politykę firmy, powiedz o tym raporcie komuś, kto ma :)
 
A jeśli masz własne wypracowane zachowania na Open Space, takie, które się sprawdzają – nie zapomnij podzielić się nimi z nami wszystkimi w komentarzu.

7 Komentarze

  1. Witam, chętnie przeczytałam ten artykuł, chociaż na początku zastanawiałam się, czy to w ogóle mnie dotyczy – niestety więcej niż 3 osoby w pokoju w pracy staje się czasem uciążliwe. Chciałam podzielić się swoją metodą na skupienie w pracy: słuchanie muzyki. Na początku było trudno, bo nawet muzyka mnie rozpraszała, ale wytrwałam, bo nie widziałam innego sposobu. Z czasem już nie miałam wyboru: było zbyt głośno/zbyt dużo romów i zbyt dużo pytań do mnie kierowano, nie mogłam wykonywać swojej pracy w skupieniu i efektywnie. Teraz to wygląda tak, że po prostu zakładam słuchawki na uszy i oświadczam, że muszę się skupić, by nad czymś popracować. Działa! Zanim ktokolwiek spróbuje zadać pytanie lub oderwać mnie od pracy, 3 razy się zastanowi, czy warto i czy rzeczywiście jest to ważne. Jednocześnie druga strona musi się bardziej postarać, by zwrócić na siebie uwagę, bo po prostu jej nie słyszę… :)

    Odpowiedz
    • Wioleta, dzięki za podzielenie się swoim doświadczeniem. Widać słuchawki to niezły odstraszacz 😀

      Odpowiedz
  2. Chciałem polecić ten artykuł ale drobna literowka wprowadza rozbieżność tytułu z treścią: ile jest tych warunków 4 czy 7?
    #DamnNumpad

    Odpowiedz
  3. Drobna literówka już usunięta:)

    Odpowiedz
  4. najlepiej nie pracować w takim miejscu, od razu szukajcie czegoś innego. prędzej czy później zapłacicie zdrowiem za pracę na open space. nie dajcie sobie wmówić że można żyć w takim miejscu. Te gładkie porady mają na celu tylko jedno: wycisnąć z was jak najwięcej. szanowna pani nie zaproponowała najlepszego wyjścia: niech pracodawcy urządzą nam ładne niewielkie pomieszczenia. tym razem niech management podejmie challenge.

    Odpowiedz
    • Kasiu,zgadzam się z Tobą, że open space nie jest najlepszym środowiskiem pracy dla nas. Niestety niektórzy nie mogą lub nie chcą z tego zrezygnować. I dla nich jest te kilka porad by ulżyć sobie w życiu :)

      Odpowiedz
  5. Zgadzam się z każdym punktem. A w szczególności z pierwszym. Jestem dużo bardziej produktywna w cichym miejscu.

    Odpowiedz

Przeœlij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>