7 pytań kluczy, dzięki którym ubywa mi zadań

7 pytań kluczy, dzięki którym ubywa mi zadań

Jestem bardzo płodny w wymyślaniu i gromadzeniu zadań. Do tego stopnia, że staje się to moim wyzwaniem. Moje listy rosną do takich rozmiarów, że zamiast wspomagać, przytłaczają. 100, 200, 300, 400 zadań do zrobienia. Brzmi znajomo? Bo dla mnie to masakra.
 
Jestem trochę takim chomikiem , który nie chce z niczego rezygnować. A szczególnie to widać, gdy wdroży się technikę zapisywania wszystkich zadań wg GTD = GettingThingsDone. Wtedy moje listy zaczęły puchnąć i puchnąć. 300 zadań na listach, to była norma. Zaczęło mnie to przytłaczać i bardzo przeszkadzać. I w końcu nauczyłem się jak sobie z tym radzić.
 
Podobną tendencję obserwuję u wielu aktywnych menedżerów, u moich klientów – przedsiębiorców, ale też u zwykłych pracowników, których szkolę.
 
Ostatnio przeczytałem książkę „Magia sprzątania” (polecam gdy ktoś ma wielki bałagan w domu). Jej główny sposób na sprzątanie domu, to pozbycie się wielu rzeczy za pomocą jednego pytania, które rozwiązuje wszelkie dylematy. W przypadku sprzątania jest to pytanie: „Czy ta rzecz daje mi radość?”
Ta książka natchnęła mnie do podzielenia się moim sposobem na sprzątanie zadań.
 

Jak pozbyć się zbędnych zadań?

By pozbyć się zbędnych i obciążających zadań potrzebujesz dobrego pytania, które pozwoli Ci szybko to zweryfikować.
 
W przypadku zadań, pytanie „Czy to daje mi radość?”, nie jest najlepiej trafione, bo przecież nie wszystkie zadania dają nam radość, a warto lub trzeba jest wykonać. Pytanie, którego szukałem powinno ułatwić usuwanie wszystkiego co zbędne.
 
Oto dwa podstawowe pytania:
 
Czy robiąc to będziesz czuł zadowolenie / radość? => a jeśli nie , to następne pytanie:
Czy to zbliża Cię do twojego głównego celu?
 
Jestem przekonany, że posiadanie własnych celów, a jeszcze lepiej własnej wizji na życie to najlepsza miotła i kosz na zbyt dużą listę zadań do wykonania. Bardzo fajnie eliminuje i upraszcza listę zadań, bo wyrzucamy wszystko, co nie zbliża nas do celów. Naszych celów.
 
Z tych dwóch podstawowych pytań rozwinąłem sobie 7 pytań, bo czasami te dwa pytania są zbyt ogólne. Gdy Twoja lista zadań jest baaardzo obszerna, zadanie sobie tych 7 krótkich pytań, znakomicie ją skraca :)
 
Schemat pytań, dzięki którym ubędzie nam pracy, wygląda mniej więcej tak:
 
1. Dlaczego w ogóle chcę to robić?
2. Czy to mnie zbliża do celu?
3. Czy to jest istotne dla realizacji celu?
4. Czy robiąc to będę czuł zadowolenie?

 
Zadanie tych 4 pytań służy jak filtr do wyeliminowania niektórych zadań, czyli skrócenia naszej listy
 .
5. Dlaczego akurat ja?
– To pytanie skraca naszą listę poprzez delegowanie zadań.
 
6. Dlaczego właśnie teraz?
– Dobre pytanie, bo dzięki niemu możemy wyznaczyć terminy zadań, tak, by odnieść korzyść w globalnym czasie naszej pracy.
 
7. Dlaczego w tej formie?
– Wyższa forma pytań o zadania. Ale za to racjonalizacja wykonania zadania, może popchnąć nas bardzo do przodu:) Jest to też świetne pytanie dla tych, którym zadanie zostało zlecone, tak więc ich dywagacje typu „dlaczego ja?” mogą być co najwyżej filozoficzne :)
 

Zrobię to! czyli jak się oszukujemy…

Czasami boimy się skreślić zadanie bez realizacji, tak jak trzymamy nieużywane spodnie od 4 lat, bo może kiedyś nam się przydadzą.
 
Oszukujemy się i trzymamy zadanie na liście tydzień, dwa tygodnie, trzy, miesiąc, dwa miesiące, rok, dwa lata. Wtedy warto zadać sobie pytanie: Czy to naprawdę jest takie istotne, czy ja po prostu się oszukuję, bo przecież nie zrobiłem tego od X czasu?
 
Pamiętaj, że nawet jeśli usuniesz zadanie i się pomylisz, to najpewniej takie zadanie znowu do nas przyjdzie w jakiejś postaci. I pewnie nawet w lepszej formie. Nie masz tak, że co jakiś czas przypomina Ci się, że masz coś do zrobienia? Teraz jednak, jeśli tego nie zrobiliśmy od razu, to po co sobie tym zawracać głowę. Usuń po prostu.
 
Jeśli koniecznie już chcesz to trzymać, to załóż listę „Kiedyś”… to tzw. Zamrażarka która daje spokój ducha, ale do której rzadko, albo wcale nie zaglądamy 😉
 

Mrozimy stres – zamrażarka zadań

Gdy odpowiadamy sobie na powyższe 7 pytań i słyszymy w głowie: „no jest istotne, ale teraz mam ważniejsze rzeczy” i nie możemy się przekonać do usunięcia zadania. Gdy mamy jakieś wewnętrzne wielkie opory. Wtedy właśnie może przyjść nam z pomocą lista „Kiedyś”.
Listę „Kiedyś” stosujemy, gdy mamy nieodparte wrażenie i chęć by pomimo negatywnych odpowiedzi na powyższe pytania o czymś pamiętać, bo może się przydać i warto to zrobić w przyszłości.
 
A teraz…
… spójrz na swoją listę zadań. Ile ich tam jest? Zostawisz to tak? A może posprzątasz?

6 Komentarze

  1. Oprócz tych pytań, które napisałeś, ja zawsze sobie stawiam jeszcze jedno pytanie. Jaka jest jedna najlepsza rzecz, którą mogę teraz zrobić, która będzie odpowiadała za 80% moich wyników? To pytanie zrewolucjonizowało moją skuteczność :-)

    Odpowiedz
    • Dawid, świetne pytanie. A podzielisz się wynikami?

      Odpowiedz
    • Jet świetna książka – Esencjalista. Prezentuje podobne podejście.

      Odpowiedz
  2. Kurcze, moje listy też powinnam spisywać na papierze toaletowym… Lista „kiedyś” to zdecydowanie coś dla mnie. Bo większość zadań jednak muszę wykonać w określonym czasie. Na całą resztę mam zazwyczaj ochotę, ale nie mam czasu. Mimo to spróbuję z tymi pytaniami. A nuż znajdzie się coś, co mogę spokojnie olać :)

    Odpowiedz
    • Aniu, to jestem ciekaw jak Ci idzie. Daj znać po tygodniu… może będę mógł jakoś pomóc :)

      Odpowiedz
  3. Ktoś mnie kiedyś nauczył dwóch rzeczy: po pierwsze jest różnica między „dlaczego” a „po co”. „Dlaczego” odwołuje się przeszłości i uruchami akcje reaktywne. „Po co” inicjuje akcje proaktywne i ukiernkowane jest na przyszłośc. Dla mnie pierwszym testem jest własnie odpiwedź na pytanie – czy ma coś zrobić „dlaczegoś” czy „po coś”. Często obcinam zadania reaktywne. Nie jest to reguła, ale daje mi dodatkowy wymiar decyzyjny.

    Druga rzecz – lepiej mądrze stać niż głupio biegać. Wzięte z piłkarskich boisk pokazuje, ze robiąc pewne rzeczy z głową mozna robić mniej ale z lepszym skutkiem. To drugie pytanie, kótre sobie zadaje.

    a trzecie w sumie Grzesiu poruszyłeś – czy koniecznie w takiej formie. Wiele rzeczy można zrobić lepiej niż zakłada to początkowy plan.

    Odpowiedz

Przeœlij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>