Biurko Prezesa

Biurko Prezesa

Jak zapowiadałem w poprzednim artykule, zaczynamy porządki na biurku, w głowie i kalendarzu…

Kiedyś miałem klienta – prezesa dużej firmy, który na biurku miał 3000 wizytówek zebranych w ciągu ostatnich 6 miesięcy. Na honorowym miejscu – centralnie stał wielki dziurkacz, którego użył ostatnio 3 miesiące temu. Wszędzie roiły się zaległe papiery – nie chcesz wiedzieć jaką datę miały te na spodzie kupki. A do tego pełne szuflady jakichś dokumentów i zapasów, które odłożył wiele miesięcy wcześniej. W szafkach miał próbki produktów z ostatnich 3 lat i odpowiadające im katalogi tych produktów. Nie mówię o tym, że 6 miesięczne próbki są już nieaktualne i zbędne. Do tego ogromne ilości katalogów innych firm…
 

A miał być coaching…

To nie są komfortowe dla mnie sytuacje, bo tacy klienci oczekują ode mnie kreatywnych rozwiązań, usprawnienia ich pracy. Oczekują, że powiem coś bardzo mądrego, że razem będziemy wdrażać nowoczesne, zindywidualizowane pod nich systemy zarządzania sobą. Oczywiście robimy to, ale ja w takim przypadku muszę zacząć w sposób taktowny od namówienia ich na wielkie porządki. Dlaczego? Bo przestrzeń biurka to nasze najbliższe otoczenie w pracy. Jeśli będzie nas przytłaczać i ograniczać, to efekt najlepszych i najnowszych technik zarządzania czasem i zadaniami nie będzie delikatnie mówiąc „pełny”.
 

Bez wstawania z fotela to się nie uda

Chcemy mieć wszystko pod ręką, ale czy na pewno warto? W przypadku prezesa, to jego własne biurko przytłaczało go i powodowało, że niezbyt chętnie do niego siadał. Odkładał zrobienie spraw na później i nie wiedział dlaczego. Posprzątaliśmy to biurko, razem. Nie było to łatwe, bo emocjonalny związek z tymi wszystkimi rzeczami był olbrzymi. Co chwilę słyszałem: „ O nie, tego to nie!” Jednak z moją pomocą krok po kroku oczyściliśmy je i jego otoczenie. Znaleźliśmy przy okazji dawno zaginioną wielką drukarkę, zepsutą oczywiście, robiącą od roku za gazetnik.

Jaki to miało skutek? 3 miesiące potem gdy rozmawialiśmy, oczywiście nie było idealnego porządku, ale w przestrzeni czuło się swobodę i wolność. Natomiast prezes przyznał się, że od tego czasu jakoś tak milej mu się pracuje, rzeczy są szybciej zrobione i jest bardziej zrelaksowany.

Blat biurka to Twój stół operacyjny – im szybciej to sobie uświadomisz tym lepiej. Ale sama wizja bez zaimplementowania, to tylko halucynacja. A zatem zaczynamy, oczywiście według systemu…
 

System porządkowania biurka

Dzielimy rzeczy na 3 kategorie:

1.Do wyrzucenia (rzeczy niepotrzebne, nieużywane dłużej niż 6 miesięcy, przestarzałe, nieistotne). Spokojnie możesz wyrzucić od razu. Jeżeli Twoje biuro dysponuje dużą powierzchnią, możesz spakować je do kartonu, a na jego wierzchu napisać datę, kiedy zostało spakowane i odnieść karton do jakiegoś magazynu. Jeśli przez następny rok do niego nie zajrzysz, to śmiało do kosza…

2. Do odniesienia na właściwe miejsce ( do archiwum, do odpowiednich ludzi, etc… ) W tym przypadku może zaistnieć potrzeba stworzenia odpowiedniej przestrzeni na nie, potrzeba stworzenia jakiegoś archiwum, specjalnej szafki, przegródek, segregatorów.

3.Do przechowania w pobliżu. Tutaj zastanów się, ile przestrzeni potrzebujesz i na jakie rzeczy. Może potrzeba tę przestrzeń odpowiednio podzielić np. na rzeczy ogólnego zastosowania – potrzebne do wszystkiego i rzeczy wg rodzaju zadań.

Wymyśliłeś swój system? Chętnie wszyscy poczytamy jaki…

Mam do Ciebie jeszcze jedną prośbę: nawet jeśli uznasz, że ten artykuł nie jest dla Ciebie, ale znasz kogoś dla kogo mógłby być przydatny, to prześlij mu proszę link do niego. Podziel się nim na Facebooku, wyślij mailem. Będę Ci bardzo wdzięczny.

8 Komentarze

  1. Ja cały czas pracuję nad porządkiem w otoczeniu. O ile wprowadzenie go nie jest dla mnie problemem, to z utrzymaniem mam już duże kłopoty. A duża część całego bałaganu koncentruje się na biurku, chyba w końcu będę musiał coś z tym zrobić.

    Odpowiedz
    • Libetias,
      Wiem, to nie jest proste. Sam się z tym mierzyłem. Na początku po usuwałem zbędne półki i szuflady, by za dużo nie gromadzić :)

      A w twoim przypadku może pomoże prosta reguła na początek: 5 minut przed pracą poświęcam na porządek! Z zegarkiem w ręku. Niech to się stanie nawykiem. Małe sprzątanie przed zaczęciem pracy :)

      Odpowiedz
  2. Odkąd sprzątam regularnie, nie mam już tego problemu. Mój sposób, ściągnąć wszystko z biurka, przetrzeć sprzęt i biurko a następnie rzeczy z kupki posegregować „na bieżąco”. Nie wiem czy to lepsza metoda czy gorsza, mniej czasochłonna czy bardziej. Ważne że skuteczna!

    http://karolinakoscielniak.pl/

    Odpowiedz
    • Karolina,
      ważne, że działa i Cię wspiera :)

      Odpowiedz
  3. Ja od wielu już lat, właściwie od zawsze, stosuję system WODA, działa niezawodnie. Oczywiście przy konsekwentnym stosowaniu :)
    W – wyrzuć, jeśli zupełnie niepotrzebne
    O – oddaj, jeśli to nie Twoje
    D – dołącz, jeśli stanowi część innej sprawy
    A – archiwizuj, gdy już załatwione

    Nie stosuję żadnych „kuwetek” na biurku. Segregatory i teczki trzymam w szafie w drugim końcu pokoju, a dzięki temu że muszę wstać, żeby coś schować, mam parę kroków na zastanowienie czy pierwsza myśl związana z daną rzeczą była właściwa. No i spacer od czasu do czasu… Aha i na koniec dnia biurko musi być puste!
    Pozdrawiam,
    Ania

    Odpowiedz
    • Aniu, piękny system, bo jasne zasady i co najważniejsze działa u Ciebie. Zapiszę sobie … nazwa WODA –> kojarzy mi się z spłukiwaniem zbędnych spraw :)

      Odpowiedz
  4. Jestem w przededniu (jak zazwyczaj) porządkowania biura i biurka. Odkładam to na święty Nigdy, a to po sesji, a to po czymś tam, a bałagan wciąż jest.
    Uporałam się z ubraniami dzięki książce „Magia sprzątania”, którą polecam, ale nie z biurkiem. Zastosuję metodę. Termin: koniec czerwca. Ale szukam metody na przechowywanie wizytówek. Jak to robić, żeby mieć porządek i w razie potrzeby znaleźć potrzebny kontakt, nawet jeśli nie pamięta się nazwy firmy, imienia i nazwiska. Podpowiecie coś?

    Odpowiedz
    • Marzena, Trzymam kciuki za porządek z biurkiem! :) A co do wizytówek. Można kombinować i kombinować. Sam należę do organizacji networkingowych i dużo moich znajomych ma z tym problem. Z moich obserwacji wynika, że dla większości ludzi najbardziej optymalną wersją będzie magazynowanie tych wizytówek wg daty spotkania w jakimś pudełku. Bez sortowania, bez porządkowania. A tylko te nieliczne, które często wykorzystujemy warto trzymać oddzielnie.

      Odpowiedz

Odpowiedz na „MarzenaAnuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>