Eksperyment: Mail w 5 zdaniach

Eksperyment: Mail w 5 zdaniach

Niecierpliwie czekasz na odpowiedź na Twój mail, jeden dzień, drugi, trzeci – a jej nie ma. Czy zdajesz sobie sprawę, że czasem przyczyną tego jest ten pierwszy email, ten który osobiście napisałeś z nadzieją na szybką reakcję adresata?

Dostaję codziennie około 50 emaili. Odpowiadam na około 15 z nich, a sam piszę około 5 emaili. Czy to dużo? Hmm…  niewiele w stosunku do niektórych moich klientów. Ostatnio szkoliłem osobę na kierowniczym stanowisku. Odpowiada przynajmniej za kilkadziesiąt osób i kilkanaście bardzo ważnych projektów. W ciągu tygodnia dostaje ponad 1200 emaili, to jest około 250 emaili dziennie, czyli średnio co 2 minuty jeden email. W takich sytuacjach zawsze nasuwają mi się pytania: Kiedy czytać te emaile? Kiedy na nie odpowiadać? I najważniejsze – kiedy wykonywać inną pracę niż czytanie emaili?

 

Zostań mistrzem krótkiej formy… dla własnego dobra

Ostatnio pisałem jak zarządzać skrzynką emailową, dziś skupię się jak odpowiadać na emaile. Niektóre emaile, które dostaję są bardzo długie i skomplikowane. Czasami muszę się wręcz zastanowić parę chwil, by wychwycić o co autorowi chodziło, czego ode mnie oczekuje. To powoduje, że często te emaile, które wymagają prostej decyzji i prostej odpowiedzi czekają na swoją kolejkę, bo ja analizuję wiadomość, którą dostałem pod kątem: „ o co właściwie w niej chodzi?”. Ten kłopot z tego co widzę dotyczy wielu osób. A jeśli jeszcze nie mają wdrożonej reguły 2 minut – dla przypomnienia, stosowanej w metodzie GTD – to takich osieroconych, czekających aby na nie odpowiedzieć emaili, mają bardzo dużo.

Sprawiając by nasze emaile stały się bardzo proste do odpowiedzenia zwiększamy szansę na odpowiedź naszego adresata. Najważniejsze jest by zrozumieć, że jeśli próbujemy od odbiorcy uzyskać jakiegoś rodzaju reakcję na nasz email, to ta reakcja i motywacja muszą być tak czytelne w emailu jak to możliwe. Szanse na uzyskanie odpowiedzi wzrastają wraz z uproszczeniem, zwięzłością i przejrzystością języka naszego maila.

Z drugiej strony bardzo dużo czasu zajmuje by odpowiedzieć na same emaile, co powoduje, że skrzynka może być cały czas przepełniona. Jednym z ciekawych pomysłów jest po prostu potraktowanie emaili jak krótkich wiadomości typu SMS. Jak to zrobić? SMSy mogą mieć 160 znaków, w emailach trudno liczyć znaki, ale łatwo zdania. Z tego powodu powstał koncept by ograniczyć długość emaili do 5 zdań lub mniej.  Bardzo spodobał mi się ten pomysł i postanowiłem go wdrożyć.

Z tego co zauważyłem to 85% moich emaili jest krótszych niż 5 zdań, jednak to za mało.  Chcę by 95% moich emaili było krótszych niż 5 zdań. Z tego powodu od dzisiaj wdrażam tą specjalną politykę w swoich odpowiedziach, a także dodam na dole stopki specjalny komunikat o tym:

Pyt: Dlaczego ta wiadomość ma 5 lub mniej zdań? Odp: http://five.sentenc.es

Za 30 dni lub więcej napiszę jak mi wyszło z tym eksperymentem.

Pytacie się mnie: a co jeśli odpowiedź wymaga więcej niż 5 zdań? Jest kilka wyjść:
– telefon do osoby by szybko wyjaśnić rzecz,
– napisanie odpowiedzi w pliku word lub jeszcze lepiej w pliku umieszczonym online, co powoduje, że łatwiej śledzić zmiany i współtworzyć plik,
– zwołać krótkie spotkanie z zainteresowanymi stronami.

Trzymaj kciuki za powodzenie eksperymentu. A najlepiej też spróbuj. Wyobrażasz sobie co będzie jak już to wyćwiczymy? Ja liczę na poprawę komunikacji i globalne skrócenie czasu, który poświęcam na mailowanie.

 

2 Komentarze

  1. Ten wpis też powinien mieć 5 zdań :)
    Ostatnio to praktykuję i system daje radę. W j. polskim łatwo jest popaść w zdania wielokrotnie złożone, z tym też trzeba uważać.

    Odpowiedz
    • Michał, post w 5 zdaniach – rzeczywiscie to dobry pomysł… jednak to dopiero następnym razem 😀

      Odpowiedz

Przeœlij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>