Tuż przed świętami 20 grudnia (piątek) napisał do mnie klient Emil (imię zmienione):
Jeszcze 2 tematy mi zostały….. i będę czysty przed świętami i to na 4 dni przed wigilią
I moja skrzynka będzie pusta……… to dzięki Tobie!!!
Moja dociekliwość nie pozwoliła mi zostawić tak tego niewątpliwego sukcesu klienta w zarządzaniu sobą w czasie, więc dopytywałem co konkretnego się wydarzyło, a on odpowiedział:
Bo często mi zostawało i walka w wigilie się odbywała byle wypchnąć temat ze skrzynki odbiorczej a teraz…. Nie dość że 2 tygodnie urlopu to jeszcze nic nie stresuje mnie…
Przyznaję, że serce mi się raduje jak słyszę takie rzeczy. Potem zastanowiłem się, co zrobił Emil, że tak mu świetnie tym razem poszło w zarządzaniu czasem. Emil realizuje wiele projektów swoich klientów na raz. Ma bezpośredni kontakt z klientem, a jak wiadomo klienci często lubią przerywać i często mają ważne sprawy do wyjaśnienia.
I wyszło mi, że najważniejsze przy tym sukcesie były 3 rzeczy:
Skupił się na jednej rzeczy na raz
Choć Emil ma do realizacji kilka projektów, to nie skacze już od zadania do zadania. Stara się skupić na jednej rzeczy na raz. Jeśli akurat dzwoni klient, a on jest w trakcie ważnego zadania po prostu nie odbiera. Czasami wyśle SMSa: „Mam spotkanie, oddzwonię”, (czytaj: jestem zajęty), a rzadko kiedy odbierze, bo zdarzają się istotnie ważne rzeczy. Emaile nie stanowią problemu, bo patrz następny punkt.
Odbierał emaile rzadko, 2-3 razy dziennie
Emil do tej liczby odbierania emaili doszedł eksperymentalnie. Zaczynał od co 15 minut, do nawet raz dziennie. Okazało się jednak, że biorąc pod uwagę wymagania klientów i jego branży 2-3 razy dziennie jest bardzo dobrą częstotliwością. Weź pod uwagę, że Emil nie zdał się na swoją ocenę, ponieważ ona mogła być błędna. Sam eksperymentował i patrzył jak reaguje rzeczywistość dookoła niego, czyli współpracownicy, klienci.
Odpowiednio zarządzał listą zadań i emaili
Najważniejsze, że zmienił styl odbierania emaili. Przeszedł na styl który opisałem w TOP 10 dobrych nawykach mailowychtutaj. Emil dostaje ponad setkę emaili i choć na początku nie wierzył, że zmieniając styl odbierania emaili może zaistnieć taka różnica w jego życiu, to jednak tak się stało. Przeszedł na system INBOX ZERO. I jak widać powyżej na zrzucie ekranu jest tak. Jego listą zadań są emaile w skrzynce odbiorczej. To mu sprawdza się najlepiej. Jednak to dzięki specjalnemu systemowi odbioru emaili nad wszystkim dobrze panuje.
Być może efektem jego sukcesu i radości były też dodatkowe rzeczy oprócz tych 3 wymienionych powyżej, ale te 3 to taki fundament, by w ogóle w jego przypadku mogło się coś takiego zadziać.
A jakie są Twoje fundamenty efektywności osobistej?
