Gdy zarządzanie czasem, staje na głowie

Gdy zarządzanie czasem, staje na głowie

W sumie można by przecinek postawić w innym miejscu: gdy zarządzanie, czasem staje na głowie. Przecinek ustawiony w innym miejscu zrobił różnicę i zmienił sens. Tak właśnie zmienia się i nasza efektywność, gdy zostajemy wprowadzeni w nowe ramy, szablon, czy schemat czegoś.

– Grzegorz, wczoraj dostałam menadżerski kontrakt

– Super, moje gratulacje

– Grzegorz, nie rozumiesz? To wszystko zmienia: nowe obowiązki, nowe godziny pracy, nowy szef, nowe wymagania, wszystko nowe, dotychczasowe praktyki zarządzania sobą w czasie stanęły na głowie!

Albo:

– Grzegorz, syn mi się urodził!

– Super, moje gratulacje

– Ale ja pracuję w domu…

Tak to właśnie wygląda z drogą dochodzenia do najlepszej efektywności osobistej. Często będzie tak, że będziemy błądzić zanim odnajdziemy model, gdzie skuteczne działanie osiągniemy przy jednoczesnej równowadze życiowej. A jak już go odnajdziemy, to mogą się zdarzyć: narodziny dziecka, zmiana pracy, zmiana miejsca zamieszkania, zmiana szefa, sąsiad perkusista etc.. Zmiana warunków zewnętrznych spowoduje, że ten model już się nie sprawdzi i będziemy musieli znowu wypracować najlepsze praktyki zarządzania sobą w czasie, czy zarządzania zadaniami.

To jacy jesteśmy efektywni zależy od nas samych i od czynników zewnętrznych.

 

Zarządzanie czasem jest dynamiczne

Bo życie jest dynamiczne w ogóle. Czasem na zmianę warunków zewnętrznych nie masz wpływu, OK. Na przykładzie moich klientów, ze szkoleń zarządzania czasem, zaobserwowałem jednak pewną prawidłowość. Umysły otwarte na pomysły, ciągle poszukujące lepszych zmian, eksperymentujące, dużo lepiej i szybciej radzą sobie z przystosowaniem swojej efektywności do nowych warunków.

Czyli czynnik wewnętrzny powoduje, że to na co nie masz wpływu, staje się dużo mniejszym problemem. Ciekawe.

Po pierwsze więc, bądź dynamiczny, otwarty i ciekawy nowych rozwiązań – to podstawa.

Po drugie, pamiętaj, że nasz umysł działa w tak, że filtruje wszystkie nowe informacje, które do nas dochodzą w specyficzny sposób. Jeśli skupimy się na tym by z kupki kuleczek wyłuskać tylko srebrne kuleczki jest bardzo duża szansa, że nie zauważymy tych złotych, jakże bardziej wartościowych…

Po trzecie – nasz umysł by pracować najbardziej efektywnie, tworzy nawyki, które pozwalają na automatyzację naszych działań, a z drugiej strony tworzy skróty myślowe. Z jednej strony powodują one naszą lepszą produktywność, ale z drugiej możemy sobie nawet nie uświadamiać, że tuż za rogiem jest dużo lepsza metoda , która zwiększyłaby naszą efektywność.

Warto więc badać , gdzie znajdują te nasze skróty myślowe, nasze ograniczenia i badać nowe rzeczy, które choć mogą nam się wydawać nie intuicyjne, nie pasujące do nas, to jednak w końcowej fazie będą bardziej efektywne i skuteczne.

To trochę jak z „jazdą na suwak”, czy jak mówią inni „na zakładkę” , gdy ulica zwęża się z 2 do jednego pasa. img. jazdanasuwakGeneralnie zasada mówi, że dzięki temu, że pojedziesz trochę wolniej, że wpuścisz przed siebie samochód, to szybciej rozładuje się korek i w sumie szybciej dotrzesz na miejsce. A jaka jest praktyka? Każdy widzi. Skrót myślowy – wpuszczam kogoś przed siebie to mam o jeden samochód więcej przede mną, i odwrotnie – ja wjeżdżam to jestem z przodu, plus stres, że muszę być na czas etc. I mamy wojnę „podjazdową”. Bez sensu.

 

Błądzić jest rzeczą ludzką

Czyli errare humanum est. Kontynuując porównania do jazdy samochodem: błądzimy szukając dobrej drogi. To trochę jak jazda w obcym mieście bez mapy czy gps-u.  Szukając nowych rozwiązań by zwiększyć naszą efektywność poznajemy nasz obszar, mamy lepszą mapę, a dzięki temu jesteśmy bardziej produktywni i spełnieni.

Tak więc, tych wszystkich błędów nie należy brać do siebie. Są one naturalne, jak u dziecka uczącego się chodzić, które cały czas się przewraca. Bez tych przewróceń nie nauczyłoby się chodzić.

Zachęcam więc do szukania, eksperymentowania i popełniania błędów . Dzięki błędom uczymy się które drogi nie są dobre, a które są. Dzięki temu zwiększamy naszą skuteczność.

Błędy można podzielić na kilka kategorii, według kilku kryteriów. Ja dzielę błędy na takie , przez które ponosimy duże konsekwencje i małe. Na przykład, gdy idziemy kupić auto do salonu (zafiksowałem się trochę na samochodowe porównania) i kupujemy je, a następnego dnia okaże się, że jednak ten samochód nam nie odpowiada, to mamy problem. Gdy pójdziemy do salonu zwrócić samochód za 50000 zł kupiony wczoraj, to salon pewnie z przyjemnością go przyjmie, ale z o 20% niższą ceną. A 10000 zł już piechotą nie chodzi…

Natomiast by poprawiać naszą efektywność i produktywność osobistą potrzeba popełniać błędy, ale one są dużo mniejszej wagi, dużo mniejsze ponosimy konsekwencje, jeśli je wdrożymy.

Z tego powodu uważam, że im więcej błędów , im więcej porażek tym lepiej. Bo tym szybciej odkrywamy prawdziwy obraz tego gdzie jesteśmy i kim jesteśmy, i czego potrzebujemy. Nie bójmy się tego, to da nam więcej poweru.

Jednak , by nie zacząć kręcić się w kółko proponuję 3 etapową metodę sprawdzania rzeczywistości i różnych metod:

 

1. Zaplanuj

Poświęć chwilę (nawet 60 sekund) by zaplanować co chcesz zmienić, w jaki sposób, jakich rezultatów oczekujesz. Zastanów się też nad potencjalnymi konsekwencjami zmiany. Jeśli są zbyt duże to zastanów się, czy mógłbyś zmniejszyć zmianę, by ewentualne konsekwencje były akceptowalne.

 

2. Zrób

Gdy już zaplanowałeś, to po prostu wdróż tą zmianę. Przetestuj , zobacz co się dzieje… Sugeruję, by każdą zmianę testować przez 7 dni, bo jest to pewnego rodzaju całość. Na początku może być trudno, ale z czasem zaczyna to wychodzić łatwiej.

 

3. Zweryfikuj

Na koniec testu sprawdź, co się udało , a czego nie. Jeśli nie udało się , albo zmiana ma niepożądane skutki, to pytaj siebie, dlaczego tak się stało. Zastanów się i przemyśl. Pamiętaj, że jeśli to nie działa, to nie Twoja wina, a po prostu zmiana nie była odpowiednio dopasowana do Ciebie. Może się okazać, że stwierdzisz, że to nie dla Ciebie i wtedy warto zrezygnować i nie męczyć się. A jeśli nadal chcesz osiągnąć cel, to zmień coś w metodzie. Idź do kroku 1, do planowania…
 
 
Ta 3 stopniowa metoda dochodzenia do idealnego rozwiązania, pozwala na szybkie wdrażanie zmian. Może się okazać, że gdy w pierwszym kroku, popełnimy błąd, naprawimy go w następnym. W  tej metodzie błędy są naturalne, bo staramy się nie dywagować, która droga jest najlepsza. Dlaczego? Bo najczęściej konsekwencje tych błędów są małe. A rzeczywistość dużo szybciej nam odpowie na pytanie, czy idziemy dobrą drogą. Tutaj ważne jest działanie i sprawdzanie.

Jak już pisałem, życie jest dynamiczne, więc bądź i Ty. Poszukuj, eksperymentuj, popełniaj błędy. Zniesiesz wtedy lepiej zmiany zewnętrzne, nową rzeczywistość, a jestem pewien, że przed takimi wyzwaniami będziesz stawiany. A może już jesteś, lub byłeś? Czy zarządzanie stanęło Ci kiedyś na głowie?

Staram się, by to co piszę było dla Ciebie wartościowe i BARDZO BARDZO BARDZO zależy mi na Twojej opinii. Proszę Cię – wyraź ją :-) Niech to będzie nawet krótkie „Jest OK” albo „Rany, weź się lecz człowieku!” :-) Pomóżcie mi poprawić moje pisanie.

6 Komentarze

  1. To bardzo dobry temat. Sama od bardzo długiego czasu zmagam się z takimi rewolucjami w życiu, które powodują dezorganizację mojej pracy, a pracuję w domu. Ciężka sprawa. Co się zorganizuję, to bach! nowa rewolucja. I w zasadzie chyba już na tyle przywykłam, że zaakceptowałam to, iż tylko zmiana jest pewna w życiu ;).

    Taka akceptacja wydaje mi się podstawą jakiegokolwiek zarządzania sobą, swoją energią i czasem. I stosuję też Twój sposób: zmiana – próba implementacji przez 7-14 dni – korekta.

    Wypracowałam też (z wielkim trudem) postawę, że nie obwiniam się za zawalenie zadań w momencie kolejnej „rewolucji” w życiu. To co prawda hamuje tempo realizacji projektów, ale ja jestem mniej sfrustrowana. Nie mam jednak szefa nad sobą, więc pewnie to rada nie dla wszystkich.

    Odpowiedz
    • Ewa, trzymam kciuki za kolejne zmiany ! :)

      Odpowiedz
  2. Bardzo dziękuję za ten tekst 3 Z. Wciąż łapię się na tym, że moje plany zmiany pozostają tylko w głowie – ze strachu przed konsekwencjami. Pokazujesz, że nie taki diabeł straszny. Dzięki.

    Odpowiedz
    • Olu, to trzymam kciuki za pierwsze wdrożenie. Co to będzie?

      Odpowiedz
  3. Czytając ten artykuł, skojarzyla mi się książką Nassima Taleba”Antifragile”. Odnosi ona ogólnie do fenomenu zwiększenia naszej podatności i wrażliwości na niesprzyjające warunki zewnętrzne, co dokonuje się współcześnie. Generalnie ludzie umiejący przekuć niesprzyjające warunki zewnętrzne w pozytywny bodziec, coś co ich ulepsza są właśnie „antifragile”.

    Odpowiedz
    • Aniu, dzięki za propozycję ciekawej lektury. Może tak właśnie jest jak piszesz :) Antifragile…

      Odpowiedz

Przeœlij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>