Zarządzanie zadaniami – tym zajmuje się metoda GTD, stworzona przez Davida Allena. Getting Things Done w dosłownym tłumaczeniu oznacza „doprowadzanie roboty do końca”.

Jej celem jest uchwycenie wszystkich zadań, które muszą być zrealizowane – w ramy logicznego i niezawodnego systemu niezaprzątającego Twojej głowy i odciążającego myśli. Innymi słowy, system zarządzania zadaniami GTD zwalnia Cię z obowiązku pamiętania o wszystkich zobowiązaniach i planach, przy jednoczesnym zachowaniu Twojej wysokiej efektywności w pracy i życiu prywatnym.

Genialne? Genialne! Zajmijmy się więc głównym założeniem metody GTD, którym jest pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami.

 

ETAP 1 – Gromadzenie

Jak zmywasz naczynia? Brudne gromadzisz w zmywarce lub zlewie. Nie latasz po całym domu w trakcie zmywania. Masz wszystko w jednym miejscu. Tak samo zarządzaj zadaniami.

Zlewem w tym przypadku może być półka na dokumenty, skrzynka odbiorcza w programie pocztowym, zwykły notatnik, czy aplikacja komputerowa. Gromadzenie pozwala na przeniesienie wszystkiego z głowy do konkretnego miejsca. Co gromadzić? Wszystko, co według Ciebie powinno wyglądać inaczej niż jest to w tej chwili. Dotyczy to zarówno fizycznych przedmiotów jak i Twoich myśli.Mogą to być sprawy, które wymagają podjęcia jakiegoś działania, materiały, które mogą być Ci potrzebne w przyszłości. Dosłownie wszystko co chciałbyś, mógłbyś, musisz, lub możesz zrobić.

Poprzez gromadzenie, dowiesz się ile naprawdę masz zadań, oczyścisz umysł – bo nie będziesz już musiał pamiętać o wszystkim i będziesz mógł lepiej skupić się na kolejnym etapie GTD.

 

ETAP 2 – Analizowanie

Masz już zgromadzony swój zlew, pora na jego analizę. Na tym etapie określasz czy dana sprawa wymaga od Ciebie podjęcia jakiegoś działania. Żelazna reguła: Nigdy nie wstawiaj niczego z powrotem do zlewu.

1.Jeżeli zadanie wymaga podjęcia działania i nie zajmie Ci to więcej niż kilka minut, to wykonaj je od razu.

2. Jeżeli wymaga działania i więcej czasu podlega 3 etapowi GTD – porządkowaniu.

3. Jeżeli wymaga działania, ale w bliżej nieokreślonej przyszłości – zrób specjalną kategorię dla takich zadań. Nazwij ją „może kiedyś”.

4. Jeżeli nie wymaga działania, ale zawiera informacje potencjalnie potrzebne w przyszłości, ląduje w stworzonym przez Ciebie na takie potrzeby – archiwum, do którego w dowolnej chwili możesz sięgnąć.

5. Jeżeli nie wymaga działania i ocenisz, że nie przyda się na przyszłość – po prostu wyrzuć do śmieci, skasuj, zapomnij.

 

ETAP 3 – Porządkowanie

Jak już wiesz do tego etapu przechodzą sprawy, które wymagają działania w czasie dłuższym niż kilka minut. Porządkowanie w metodzie Getting Things Done zapewnia prawidłową organizację czasu i pracy, i w wielkim skrócie, polega na stworzeniu list zadań, takich jak na przykład:

1. Projekty – tu jak sama nazwa wskazuje lądują projekty składające się z wielu drobnych małych zadań.

2. Najbliższe działania – oczywiste, że znajdą się tu sprawy, które muszą być podjęte jak najszybciej

3. Oczekiwane – zadania, co do których oczekujesz na jakąś odpowiedź, informację od innych.

4. Kalendarz – do kalendarza trafiają tylko zadania, które musisz wykonać w konkretnym dniu lub czasie.

 

ETAP 4 – Przeglądanie

To nic innego jak obowiązek inspekcji list zadań i kalendarza. Przynajmniej raz w tygodniu David Allen zaleca wykonanie pełnego przeglądu, począwszy od naszego zlewu z etapu 1. Podczas przeglądu aktualizujesz zapisane informacje i wybierasz to co należy zrobić, dopisując działania na odpowiednie listy.

 

ETAP 5 – Realizacja

Planujesz i wykonujesz działania z list zadań w zależności od:

1. Sytuacji w jakiej się znajdujesz, czy jesteś w domu, pracy, na mieście.

2. Ilości dostępnego czasu, jakim dysponujesz.

3. Ilości energii jaką posiadasz.

Realizacja obejmuje według Allena trzy rodzaje aktywności:

1. Wykonywanie zaplanowanej pracy.

2. Wykonywanie pracy, która się pojawia niespodziewanie.

3. Planowanie pracy

Kluczem do sukcesu GTD jest odpowiednia równowaga między pracą zaplanowaną, a tą niespodziewaną.

 

Kontrola i perspektywa

Według Allena dwa kluczowe elementy w zarządzaniu czasem to kontrola i perspektywa. Kontrolę nad zobowiązaniami zapewnia szczegółowy proces GTD, który w skrócie opisany został powyżej. Natomiast właściwą perspektywę uzyskasz, gdy ujmiesz swoje listy zadań w kontekście sześciu poziomów:

1. Bieżące zadania

2. Bieżące projekty

3. Obszary odpowiedzialności

4. Cele roczne

5. Wizja na 5 lat

6. Wizja na całe życie

Co sprawia , że GTD zyskało tak wielką popularność na całym świecie? Oprócz tego, że metoda po prostu się sprawdza, ważne jest to, że jest elastyczna – możesz w praktyce realizować ją na wiele sposobów – od oparcia się wyłącznie na materiałach papierowych do wykorzystania specjalnych programów komputerowych wspomagających pracę metodą Getting Things Done. Jeżeli znasz ciekawe aplikacje, przydatne w praktyce GTD, podziel się tą informacją z innymi czytelnikami bloga.

Ja polecam aplikację: NOZBE.COM, to polska świetna aplikacja, właśnie do GTD!

Jeśli jeszcze nie zasubskrybowałeś mojego newslettera, a jednocześnie czujesz, że lektura tych artykułów coś Ci daje, to bardzo Cię proszę byś to uczynił. Będę Ci także zobowiązany za każdy komentarz oraz Twoje “Lubię to”. Proszę Cię – pomóż mi szerzyć informację o tym blogu i przekaż jego adres wszystkim Twoim znajomym Z góry Ci za to dziękuję.