Mam dla Was prawdziwy rarytas. Historie, które dzieją się naprawdę. W tym cyklu artykułów oddam głos moim klientom. To menedżerowie dużych korporacji. Ich zespoły liczą średnio 40 do 200 osób. Wszyscy brali udział w szkoleniach z zarządzania czasem i wszyscy dokonali zmian i usprawnień pod kątem wzrostu produktywności zespołu. Nieraz o 50% w sumie. Serio. Niestety nie jestem uprawniony aby podać ich nazwiska, ale myślę, że na tyle już mnie znacie i wiecie, że wszelaka manipulacja jest mi obca.
Ich wypowiedzi w tym artykule dotyczą dwóch rzeczy, związanych z zarządzaniem czasem w biurze: złotych godzin i list zadań. Jeśli ktoś jeszcze nie wie ( w co wątpię 
) co to są złote godziny, odsyłam do artykułu http://projektantczasu.pl/wielozadaniowosc-czyli-masz-dwa-wyjscia-zeby-nie-zwariowac/. O efektywnym prowadzeniu skrzynek pocztowych etc. opowiedzą w następnym odcinku. A więc jak to u nich konkretnie teraz działa i wygląda, że osiągnęli taki progres produktywności?
Jak wyglądają ich „złote godziny” w firmach i co to daje?
„Złota godzina powoduje, że ja i mój Zespół możemy skupić się na analizowaniu i przygotowywaniu rozwiązań nie przeszkadzając sobie nawzajem. Edukujemy oczywiście użytkowników, aby nie przychodzili w każdej możliwej chwili. Chcemy dla nich wprowadzić jeden dzień w tygodniu, gdzie będą mogli przychodzić i konsultować się z nami.”
„Zaproponowałam swojemu Zespołowi i swoim przełożonym wdrożenie ZŁOTYCH GODZIN – pomysł na szczęście bardzo się spodobał i pracujemy nad nim. Na razie na poziomie zespołu ustaliliśmy, że takie godziny wyznaczamy w dwóch porach dnia – pomiędzy 11:00 a 12:30 i pomiędzy 14:00 a 15:30. Ten czas pozwala na pracę w pełnym skupieniu i względnej ciszy. Każdy, kto w czasie trwania ZŁOTYCH GODZIN ma problem, przychodzi po ich zakończeniu przygotowany.
Dotychczas było tak, że biegał na złamanie karku poinformować, że problem jest i że trzeba go rozwiązać, ale w sumie to nie sprawdził jeszcze wszystkiego. Poprzez złote godziny ja jestem wyrozumialsza, a pracownicy nie otrzymują pytań na które nie znają odpowiedzi.”
„Złote godziny – wdrożone w moim zespole oraz zakomunikowane na zewnątrz. Codziennie każdy z pracowników ma 2-3 godziny w których zajmuje się sprawami z listy zadań. W tym czasie jest 1 osoba – dyżurny, który w sytuacjach pilnych zbiera zapotrzebowanie, analizuje i ewentualnie przekazuje do osób z zespołu. Wdrożenie powyższych poprawiło naszą wydajność o prawie 50%. Zdumiewająca liczba poparta raportem ilości spraw jakie dziennie do nas wpływają. Średnia ilość zgłoszeń i zapytań w czerwcu – 52,7 szt.. Średnia ilość spraw i zapytań w miesiącu lipcu 27,3 szt.. Ilość pracowników się nie zmieniła, zmieniło się podejście do zarządzania sprawami.”
„Staram się zawsze znaleźć w rannych godzinach czas, w których nikt nie będzie mi przeszkadzał. W tych godzinach skupiam się na zadaniach do samodzielnej realizacji. Dzięki temu zabiegowi mogę zadania realizować w znacznie szybszym czasie, skupić się w pełni na nich i całościowo zamknąć dane zadanie.”
Podpatrz, jak menadżerowie robią listy zadań
„Codziennie tworzę listę zadań i jej się trzymam (z małymi wyjątkami – na przełożonych nie ma rady :-)) . Listy kompletuję. Wcześniej pisałem to w kalendarzu, ale jak nie otwierałem go, to nie trzymałem się listy – teraz lista leży na stole. Jak dodatkowo wyeliminowałem złą wielozadaniowość (a to miałem w nadmiarze) to efekty widzę. Jakie? Przestałem zabierać laptopa do pociągu. Serio – to dla mnie największe osiągnięcie bo jest dowodem na to, że realnie się coś zmieniło.”
„ Z jeszcze większą uwagą każdego dnia (na początku dnia i na końcu) opracowuje listę zadań/priorytetów. To mi daje świadome realizowanie zadań w określonej kolejności, komfort pracy i większy spokój”
„ Przygotowuję krótką listę zadań na dany dzień i robię jej codzienny przegląd. Przygotowuję dłuższą listę z zadaniami na cały tydzień.Przygotowywanie krótkiej listy na dzień powoduje, że zazwyczaj wyrabiam się z zrealizowaniem zadań na niej i „nie przeraża” mnie długa lista, której nie udawało mi się zrealizować jednego dnia.”
„Nadaję priorytety na zadania– najcięższe na początek dnia, ustawiam sobie priorytety od 1 do 3. Najkrótsze zadania zostawiam na koniec dnia lub są przerywnikami w trudniejszych zadaniach.”
„Wprowadzenie tygodniowej listy zadań, zamiast codziennego przepisywania zadań niezrealizowanych w kalendarzu. Ta zmiana spowodowała ok. 5% oszczędności czasu na zadaniu. Jestem dumny z ilości spraw jakie udaje mi się rozwiązać. Pokazuje to, jak kilka drobnych zmian wpływa na efektywność moją i mojego zespołu.
Dodatkowo aby nie być gołosłownym przesyłam raport spraw jakie wpływały do mojego zespołu od stycznia. Widać tu ewidentny spadek od czasu gdy zacząłem stosować Twoje rady. Wdrożyłem plany dnia, tygodnia i celów miesięcznych oraz ich rozliczanie. Codziennie lider zespołu spotyka się z pracownikami i omawia cele na dany dzień i tydzień. 1 raz w miesiącu lub częściej ja spotykam się z liderem wyznaczając cele miesięczne dla zespołu.”
„Wprowadziłem listę swoich zadań i zgodnie z zasadą: jeśli nowe zadanie jakie mi wpada zajmie mi do 2 min realizuję je od ręki, jeśli nie – wpisuję na ogólną listę zadań.”
„Prowadzenie listy zadań (dziennych i ogólnych). Nawyk wdrożyłam od razu po szkoleniu, wykorzystując do tego dostępny notatnik. Notatnik oczywiście na własne potrzeby trochę zmodyfikowałam, dodając do niego zakładki z podziałem na rzeczy: Do zrobienia dziś; do zrobienia; prywatne. Dzięki temu w 1 miejscu mam spisane wszystkie tematy MUST DO.
Notatnik noszę ze sobą w torebce i jak tylko coś mi się przypomina, lub uda mi się zakończyć daną sprawę to ją odznaczam. Jedyną niedogodnością jest wielkość notatnika (nie mieści się do mniejszych torebek) ale na to też znalazłam rozwiązanie kupując mały notatnik , który jak tylko skończą mi się kartki w obecnym zastąpi jego miejsce.”
„Wprowadzam również zasadę planowania. Zrobiłam plany długofalowe – ale nie więcej niż dwa miesiące. Robię również plany tygodniowe i na dany dzień. Nie zdecydowałam jeszcze o najlepszym dla mnie narzędziu. Na razie przy planach dziennych korzystam z przyklejanych karteczek. Uczę się dyscypliny w zakresie przestrzegania planów – odklejanie wszystkich karteczek z laptopa w danym dniu, to dla mnie sukces i poprawa humoru.”
„Codziennie tworzę listę zadań na nowy dzień – lista na małej karteczce, od najważniejszych do mniej ważnych, max 3-5 zadań. Wpisuję spotkania do kalendarza fizycznego – nie do tego w outlooku. Z kalendarza usunęłam listy zadań i ich tam nie wpisuję. Mam więc dwa miejsca: kalendarz oraz listę zadań. Nie chomikuję zadań w outlooku co do tej pory robiłam zaznaczając im kategorie – niektóre wisiały tak przez 3 miesiące a ja widziałam niestety ich rosnącą liczbę. Zadania mam na liście zadań.”
Mam nadzieję, że wypowiedzi tych menadżerów były dla Ciebie przydatne i wprowadzisz w swojej pracy podobne udogodnienia. A jeśli masz własne wypracowane w pocie czoła pomysły np. na listy zadań, to bardzo Cię proszę, podziel się nimi w komentarzu. Pomożesz w ten sposób wielu osobom. Z góry Ci za to dziękuję
