Jak uzyskać wzrost efektywności zespołu o 50%? Część 2

Jak uzyskać wzrost efektywności zespołu o 50%? Część 2

Ci menadżerowie odnieśli sukces, przeczytaj więc co mają Ci do powiedzenia. Jak do tego doszli? Co zmienili w swoim zarządzaniu czasem? Szefują w dużych korporacjach. Ich zespoły liczą od 40 do 200 osób. Wszyscy dokonali zmian, dzięki szkoleniu z zarządzania sobą w czasie. Tak jak pisałem w części pierwszej tego artykułu, nadal nie jestem uprawniony aby podać ich nazwiska, ale myślę, że na tyle mnie znacie i wiecie, że u mnie na blogu tylko prawda.

 

Jak zmienili obsługę odbierania maili?

Najważniejsza dla mojej pracy jest walka z obecnością „online” w komunikacji mailowej. Poprzez wyłączenie informacji o wiadomościach przychodzących, wdrażam nawyk sprawdzania maili w pewnych odstępach czasowych. Przyjęłam założenie docelowe w postaci sprawdzania maili co pół godziny.

Na teraz mój sukces to 15 min. Zauważyłam, że zdecydowanie sprawniej przychodzi mi kończenie zaczętej korespondencji, czy opiniowanie dokumentów – nie dekoncentruje mnie informacja o nadejściu nowej wiadomości.”

W skrzynce mailowej, utworzyłem 4 główne foldery: Delegowane, Do zrobienia, Do przeczytania w wolnym czasie, Archiwum (tu niestety mam podział głębszy, ale taka konieczność). Odbieram maile ciągle (Exchange), ale mam schowany katalog inbox (zrobiłem reguły, które mi wrzucają nowe maile w otchłań outlooka i nie śledzę ich na bieżąco).

Dla DW zrobiłem regułę, która mi wrzuca te maile w odrębny katalog. Skupiam się na tych do mnie adresowanych. Staram się skracać maile  i nie zwracać wagi na drobne literówki choć to jeszcze problem dla mnie :).”

„Ściągam pocztę w wybranym przez siebie momencie (wyłączenie automatycznego pobierania maili). Szybko dodaję zadania z emaili do listy rzeczy do zrobienia.”

Wyłączyłem powiadomienia o nowej wiadomości. Odbieram pocztę wtedy, gdy zakończę określone zadanie. Mam specjalny czas, przeznaczony na odczytywanie maili. Mam przez to większą kontrolę nad zadaniami, komfort pracy i większy spokój.”

Wprowadziłam moje nazwisko w UDW w przypadku maili, gdzie za jakiś (określony) czas powinnam sprawdzić, czy dostałam odpowiedź + folder na takie maile „Do monitorowania” + flagi z przypomnieniem, aby wiedzieć, kiedy mam je sprawdzić. Poprzez wprowadzenie tego zdecydowanie mam kontrolę i nadzór nad tymi zadaniami, których potrzebuję od innych osób by zrealizować swoje zadania.

Przez flagę z datą, wiem kiedy mam to monitorować i wiem, że nie muszę sprawdzać tego codziennie. Mam czas i spokój. Wprowadzenie dyżurów do obsługi aliasów daje komfort i nie dubluje pracy – tylko jedna osoba czyta i odpowiada na maile/przydziela zgłoszenia, a inne w tym czasie skupiają się na innych zadaniach.”

Wprowadziłam zasadę czystej skrzynki odbiorczej i ograniczenie folderów do minimum. Stworzenie folderu Delegowane, pozwoliło mi wyeliminować  element szukania  po wiadomościach wysłanych zleconych zadań.  Zasada 1 minuta na odpisanie na maila, te co zajmują dłużej są w folderze „Do zrobienia”. Folder delegowane był strzałem w 10, o wiele łatwiej jest mi pilnować delegowanych rzeczy, nie szukam po kalendarzu co zleciłam i kiedy”

Odpisuję na maile zgodnie z ich priorytetem (pilne – w ciągu 1 godziny, ważne – w ciągu 1 dnia, inne – w ciągu 1 tygodnia).”

Ignoruję wiadomości w których jestem dołączony jako DW

„Przeorganizowałam skrzynkę mailową w zakresie Folderów osobistych. Ich liczba została zmniejszona z pierwotnej ilości 40 folderów do 16 folderów. W skrzynce odbiorczej zostały wyodrębnione trzy główne foldery: „Bieżące Zespołu” (wszelkie prośby i zapytania podwładnych – odbieram raz dziennie), „Do zrobienia” (przenoszone sprawy do wykonania), „DW” (maile z moim nazwiskiem DW – odbieram raz dziennie). Maile do właściwych folderów trafiają przy pomocy poprawnie ustawionych reguł.

Skrzynka jest czytelniejsza i pozwala mi na sprawniejsze zarządzanie mailami. Sukcesem jest to, że na koniec dnia pracy wszystkie maila mam odczytane i przeniesione do odpowiednich folderów.”

Po otwarciu e-maila staram się od razu podejmować decyzję co z nim zrobić. Na emaile, które nie zajmują dłużej niż 2 minuty odpowiadam od razu. Emaile ważne, wymagające dłuższego skupienia oznaczam czerwoną flagą. Pozostałe raz w tygodniu przenoszę do archiwum, by mieć rzeczywisty obraz zadań do wykonania.”

Przeorganizowałam skrzynkę mailową wprowadzając dodatkowe katalogi: „Do zrobienia” i „Ważne”. Wchodząc na Outlooka od razu porządkuję wiadomości, przekierowując je do odpowiednich katalogów. Uzyskałam efekt w większości jednorazowego czytania konkretnego maila. Od razu archiwizuję przeznaczone dw. Wymagające zapamiętania lub powrotu przenoszę do „Ważnych” (tu istotna jest oszczędność czasu i nerwów przy szukaniu). Kierowane wprost do mnie i wymagające pracy trafiają do katalogu „Do zrobienia”.  Jest to katalog, na którym aktualnie pracuję. Zyskałam prawie pustą skrzynkę „Inbox” i brak przytłaczającego uczucia nadmiaru pracy.”

„Uporządkowanie skrzynki mailowej. Zaczęłam od odpięcia się od niepotrzebnych aliasów. W dalszym etapie usunęłam reguły, których miałam bardzo dużo. W kolejnym usunęłam foldery ( miałam ich ok 20). Teraz korzystam z kilku. Usuwając reguły ustawiłam sobie alert na wiadomość, które zawierają w temacie słowo PILNE. Dzięki temu, wszystkie osoby, z którymi współpracuję wiedzą, że w sytuacji kiedy wysyłają do mnie ważnego maila mają dodawać do tematu słowo PILNE. W konsekwencji tego, wyświetla mi się alert i mogę na ważnego maila odpowiedzieć w 1 kolejności. Nie sądziłam, że taki duży komfort psychiczny przyniesie mi widok uporządkowanego Outlooka.”

„Bardzo spodobał mi się pomysł zarządzania mailami i rzeczywiście szybko i sprawnie udało mi się go wdrożyć. Przestałam być w zasadzie niewolnikiem mojej poczty. Odbieram pocztę max 4 razy dziennie. Zawsze rano na rozpoczęcie dnia (8:00) – by oczyścić pocztę z mało istotnych wiadomości iustalić czy jakaś wiadomość „z ostatniej chwili” nie wpłynie na zaplanowane przeze mnie na dany dzień zadania. Kolejny raz około 10:00, później 12:00 a ostatni raz o około 15:30.”

„Wśród wdrożonych technik wspomagających zarządzanie pocztą, należy wskazać podział skrzynki na 5 głównych katalogów: Skrzynka odbiorcza, Archiwum, Delegowane, Do zrobienia, Projekty. Technika ta pozwala na sprawne przyporządkowanie poszczególnych maili do danej kategorii, zakańczanie dnia pracy z pełni „wyczyszczoną” skrzynką mailową. Pomaga też w kontroli nad delegowanymi sprawami oraz uporządkowaniem własnych zadań do wykonania. Teraz szybciej wyszukuję poszczególne maile, a to z kolei przekłada się na ogólny zysk czasu i poczucie spokoju oraz „panowania” nad zadaniami.”

„Posegregowałem skrzynkę i pilnuję nowej metody pracy. Nie ma zaległości w odpowiadaniu. Fajnie widać które z osób nie radzą sobie z delegowanymi tematami. Większy spokój i Kontrola nad delegowanymi tematami. Zysk czasu jest jakieś 30 minut minimum – ale już został spożytkowany. Zespół się śmieje że jakoś więcej uwagi im poświęcam a co za tym idzie przybywa im pracy. Mam czas na kontrolę oraz bycie z zespołem.”

 

Jak zmienili swoje podejście do spotkań i zebrań?

„Przed szkoleniem starałem się chodzić na wszystkie spotkania jakie miałem w kalendarzu. Miałem takie przeczucie, że jestem niezbędny, że mnie potrzebują. Teraz nie chodzę na spotkania które nie zawierają agendy. Nie chodzę na spotkania jeśli na spotkaniu nie jest konieczna jakaś moja decyzja.”

„Jasno odpisuję na zaproszenia na spotkania i oczekuję od osób zapraszających informacji zwrotnej jakie moje działania będą potrzebne podczas danego spotkania. Nie chodzę na spotkania dłuższe od 1 godziny, za to chodzę na 5 minutowe spacery po patio w budynku – relaks po każdej godzinie pracy :) ”.

„Robię spotkania bezpośrednio z jednym pracownikiem – unikam większych spotkań a jeśli je organizuję – jest jasna agenda oraz określony czas. Kiedyś jednemu pracownikowi została 1 minuta na podsumowanie spotkania – koledzy kolejnym razem tak się sprężyli, że następne spotkanie zakończyliśmy przed czasem.”

Nie chodzę na spotkania dla których nie ma agendy – językiem korzyści – zwracam uwagę jakie są jej dobre strony  i staram się do niego przygotować aby spotkanie było bardziej efektywne.”

Dziękuję Ci, że poświęciłeś czas na przeczytanie tego artykułu. Gratuluję jeśli dotarłeś aż tutaj :) Jeśli był on dla Ciebie przydatny, to gorąco zachęcam Cię do zapisania się na mój newsletter – poprzez pole umieszczone poniżej. Proszę Cię także o „polubienie” mojego bloga na Facebooku – bardzo mi na tym zależy i z góry Ci za to dziękuję.

Przeœlij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>