Jak zwiększyć produktywność w firmie – 10 błędów i 5 rozwiązań

Jak zwiększyć produktywność w firmie – 10 błędów i 5 rozwiązań

Odwieczne pytanie o skuteczne działanie… Dziś podzielę się z Tobą moim doświadczeniem. W sensie dosłownym.Będzie trochę mniej filozofowania i więcej konkretów. Szkoląc z zarządzania sobą w czasie, od firm rodzinnych po wielkie korporacje, zauważyłem pewne tendencje wspólne.Powtarzały się na tyle często, że w mojej opinii są to bardzo cenne wskazówki, dla wszystkich, którzy stają przed wyzwaniem efektywności w swojej firmie, a jeszcze niczego nie zmienili, by osiągnąć jej wzrost.
 

Sprawdź jak to jest w Twojej firmie

1. Procedury? Generalnie w większości firm ich brak. Nie ma systemów, automatyzmów. Czy gdy potrzebujesz jakichś informacji np. odnośnie nowego projektu, to zbierasz je sam? No właśnie. Wiele firm traktuje też procedury, o ile je ma, jak coś, co działać będzie już zawsze. Tak się dzieje z reguły w korporacjach. Błąd. Człowiek musi przestrzegać przestarzałych procedur, a to tworzy tylko niepotrzebną dodatkową pracę. Żadnej w tym wartości i sam nie wiem co gorsze, zdewaluowana procedura, czy żadna.

2. Brak jasnych wytycznych co do realizacji zadania i jasno sformułowanych oczekiwań przełożonych.Skutek oczywisty – efekt, czyli realizacja odbiega znacząco od tego, co przełożeni wyobrażają sobie, że dostaną na deadline. Szef niezadowolony, pracownik skrzywdzony, relacje dołują, motywacja znika… czy trzeba pisać więcej?

3. Zmiana priorytetów, wtrącenia i dodatkowe zadania, czyli nagle i na już trzeba zająć się nowym zadaniem. Umiesz efektywnie zarządzać zadaniami, przy niewiadomej:co mnie dzisiaj czeka? Raczej nikt nie potrafi.Ciekawe jest to, że obserwując konkretne sytuacje w firmach, stwierdzam, że wiele zadań w ten sposób zlecanych, nie zasługuje na miano priorytetowych i mogą spokojnie wejść na listę zadań w późniejszym terminie. Nikt tego nie weryfikuje za bardzo, stworzył się dziwny pęd do „wrzucania” zadań na szybko, jakie by one nie były. Nie pozwól rozgościć się tej praktyce w Twojej firmie, bo najwyraźniej jest zaraźliwa.

4. Nierealny czas na realizację zadania, plus ciągły pressing. Deadlin’y ustalane w oparciu o zbyt powierzchowną analizę czasu, albo w ogóle z sufitu.

5. Wymuszanie i akceptacja dla „bylejakości”. Ma to swoje źródła w każdym z poprzedzających punktów od 1 do 5.Jeśli realizujesz te punkty, wymuszasz i zatwierdzasz kiepską jakość.

6. Przeszkadzacze (spotkania bez agendy, chaotyczna komunikacja, brak planowania spotkań)plusbrak zaplanowanej przerwy na odpoczynek.Stąd najczęściej brało się zmęczenie psychiczne i fizyczne, oraz stres.

7. Gaszenie pożarów – wiadomo – praca w systemie jak opisany powyżej musi prowadzić do pożarów, a wtedy nieważne kto nad czym pracuje – wszystkie ręce na pokład i gasimy.

8. Brak czasu na zatrzymanie się i przemyślenie, ocenę własnej pracy, czy też próbę wprowadzenia usprawnień, poprawy jakości pracy.

9. Ilość i częstotliwość wiadomości przychodzących. Zbyt duża liczba emaili powoduje w pracowniku priorytet na komunikację mailową , muszę być online. To jest istna patologia
w dużych korporacjach. Każdy daje w DW osoby potencjalnie zainteresowane, i nagle się okazuje , że menadżer dostaje 2500 emaili tygodniowo, czyli jeden co 2-3 minuty. To chyba jasne, że ich nie czyta.

10. Bezproduktywne spotkania, to występuje częściej w dużych firmach, gdzie wiele osób pracuje nad tym samym projektem, a więc, by go zsynchronizować potrzeba spotkań. Ale czy na pewno tak dużo ? Tak długo trwających? I czy wszyscy muszą na nich być?

 

Złota piątka rozwiązań

Czy coś z powyższych tendencji blokad efektywności, wydało Ci się znajome w odniesieniu do własnej firmy? Jeśli tak, skorzystaj z poniższych 5 wskazówek:

1. Zlecanie zadań:wprowadź jakiś system, proces. Musisz być pewien, że Twój podwładny na pewno wie co ma do zrobienia, za każdym razem. Niech zna oczekiwany rezultat końcowy, ważność zadania, a także inne ograniczenia, które mogą wystąpić. Jeżeli jesteś pracownikiem, to więcej asertywności. Pytaj o szczegóły, nie pozwalaj sobie wrzucać byle jak określonego zadania.

2. Drodzy dyrektorzy, menedżerowie, szefowie, czy kiedykolwiek policzyliście ile kosztuje Waszą firmę zbyt częste zmienianie priorytetów pracownikom? Ile czasu , energii i pieniędzy straciliście na robione bez opamiętania zmiany, które wprowadziliście w życie? A pracownicy? Żyjący w ciągłym stresie, napięciu, pewnie częściej chodzą na zwolnienia, a z drugiej strony powoduje to , że ich produktywność maleje i ich kreatywność też. Najbardziej kreatywni przecież jesteśmy gdy jesteśmy zrelaksowani.

3. Przeszkadzacze, natłok pytań od podwładnych… Dużo szybciej i skuteczniej jest przyjść do przełożonego, niż samemu rozwiązać problem. Warto więc wyznaczyć granicę, powiedzieć w jaki sposób mają do nas przyjść. Można przygotować zestaw pytań, na które pracownik musi znać odpowiedź przychodząc do nas.Gdy ich nie zna, odsyłamy go z powrotem. Zaufaj mi, kolejka pytających gwałtownie się skróci.

4. Emaile: Czy na pewno Twoi pracownicy muszą dawać Cię w każdym emailu, w „do wiadomości”? Czy na pewno musisz wszystko wiedzieć? Czy Ty w ogóle dajesz radę te informacje przetworzyć? Ogólnie wiadomo, że takie wiadomości z kopią do szefa, to tzw. dupokrytki… Czy na pewno Twoi pracownicy muszą się w ten sposób chronić przed Tobą?To tylko strata czasu i pieniędzy. Pomyśl, czy nie jest tak, że rekrutując do firmy podkreślasz słowo samodzielność, a potem wasz system pracy działa tak, aby tę samodzielność ograniczyć do minimum?

5. Spotkania… Ostatnio szkoliłem pracowników w dużej firmie, która wdrażała wielopłaszczyznowy, czasochłonny i bardzo ważny projekt. Zespół prowadzący zdecydował się zwoływać codziennie spotkania, by omówić status. Pomysł zacny. Spotkania miały trwać 15 minut, szybko omówić co i jak, i do roboty… Jednak one nigdy tyle nie trwały tylko dłużej… Kiedy Ci ludzie mają pracować?

Średni koszt takiego godzinnego spotkania to 2500zł (przy założeniu średnio 50zł / godzinę / pracownika)… To tygodniowo wychodziło ponad 12500zł!! To pewnie był jeden z droższych projektów tej organizacji…
Organizując spotkania upewnij się , że są na nich tylko potrzebne osoby, że jest znana agenda spotkania, że ludzie wiedzą jaki jest cel spotkania. I nigdy, przenigdy nie czekaj na spóźniających się , bo to stanie się normą. I też nigdy, przenigdy nie przeciągaj, bo ludzie będą wiedzieć , że mogą mówić długo…
Jeśli zobaczysz , że na spotkaniu ktoś odbiera emaile na komórce, ma otwarty laptop, nudzi się jak mops, to znaczy, że jest za dużo osób i spotkanie trwa za długo…

Czy te wskazówki okazały się pomocne? Jeśli tak, to proszę Cię wyraź to swoim “Lubię to” dla mojej strony i tego artykułu. Nie wahaj się udostępnić go swoim znajomym na Facebooku i mailem. Z góry Ci za to bardzo dziękuję :)

4 Komentarze

  1. Prawda, najprawdziwsza prawda. Zgadzam się, dobrze zebrane w całość i podsumowane.

    Odpowiedz
  2. Dziękuję za zwrócenie uwagi i uporządkowanie kwestii dość drażliwej, również w sektorze publicznym.

    Odpowiedz
  3. Spotkanie robocze trwające 15 minut. Próbowałem wielokrotnie, ufam, że to często wystarczający czas aby ustalić co najważniejsze. Jednak więszkość osób słychąc, że spotkanie ma trwać maksymalnie 15 minut jest dosłownie sparaliżowana taką informacją i takim ograniczeniem czasowym.

    Odpowiedz
  4. Spodobało mi się wyliczenie kosztów niekonstruktywnych spotkań, które czasami są narzucane z góry, a czasem to zwykłe lanie wody. Dorzuciłbym też jakieś metody związane z samoorganizowaniem się, bo pracownicy mają z tym niemałe problemy. Technika Pomodoro sprawdza się u mnie od jakiegoś czasuhttp://businesslifemanual.pl/technika-pomodoro/

    Odpowiedz

Przeœlij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>