Kojarzysz nazwisko? I słusznie.
Generał Dwight Eisenhower – trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych miał takie motto: „what is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important”.
Co można przetłumaczyć jako: to co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.
Koncepcja ta, zwana macierzą lub kwadratem Eisenhowera pomaga w ustalaniu priorytetów dla naszych działań. Dzięki temu narzędziu, zarządzanie sobą w czasie staje się łatwiejsze, bardziej zrozumiałe i nasza efektywności pracy wzrasta.
Podstawową zasadą jest tutaj rozróżnienie rzeczy pod kątem ważności i pilności. W każdym z 4 pól powinny znajdować się nasze zadania. Właśnie w taki sposób, analizując ważność i pilność, wpisz do macierzy wszystkie swoje zadania, początkowo, na jeden miesiąc. Na przykład: masz opłacić rachunek za telefon. W której ćwiartce znajdzie się to zadanie? Sprawa jest na pewno pilna, ma termin, ale pod kątem Twojego życia i pracy nie jest aż tak ważna. Jej miejsce jest zatem w „Nieważne i Pilne”. Inaczej będzie się miała sprawa, gdy zapomnisz zapłacić ZUS i podatki, to z pewnością stanie się „Ważne i Pilne”. Zaplanowanie spotkania z nowym potencjalnym klientem, który wyraził zainteresowanie Twoim produktem lub usługą będzie w większości przypadków „Ważne i Niepilne”. Załóżmy, że wpisałeś swoje zadania. Pora teraz na rzecz najważniejszą, czyli jak interpretować wyniki.
Zajmijmy się teraz ćwiartką numer 1
Sytuacja optymalna to taka, że w tej ćwiartce… nie ma nic. Jeżeli jednak jest, oznacza to dla Ciebie następujący komunikat: Zrób to natychmiast lub niezwłocznie deleguj innej osobie do zrobienia!
Dlaczego zadania pojawiają się w tej ćwiartce? Zdarzenia kryzysowe, rzeczy „naglące” to często coś co pozostaje poza naszym wpływem. Wyskakują i trudno. Znasz to na pewno z własnego doświadczenia, np. awarie sprzętu, który trzeba szybko naprawić. Zdarza się jednak, że sami doprowadzimy do jakiegoś zaniedbania w wykonywaniu planowych działań i do zadania, które początkowo było „ważne i niepilne” dołączy presja czasu. Wtedy wyląduje ono właśnie tutaj. Jeżeli ćwiartka nr 1 zacznie się nadmiernie rozrastać, oznacza to, że zbyt często odkładasz ważne zadania na ostatnią chwilę.
Pora na analizę ćwiartki numer 2
Zadania wypisane w ćwiartce nr 2 oznaczają dla Ciebie następujący komunikat: Ustal ilość czasu potrzebną na wykonanie zadania, deadline, terminy, w których się tym zajmiesz i konsekwentnie to realizuj!
To tutaj powinieneś mieć wszystkie swoje ważne zadania i regularnie je wykonywać.
A co oznacza ćwiartka numer 3?
Zadania z ćwiartki nr 3 niosą ze sobą przekaz: Deleguj lub ustal priorytety i realizuj!
Większość z zadań firmowych, które wpisałeś w tej ćwiartce warto zlecić firmom outsourcingowym lub współpracownikom. Z tymi pochodzącymi ze sfery życia prywatnego jest nieco gorzej. Na przykład, gdy teściowa przypomina Ci trzeci raz, ze miałeś jej w czymś pomóc, sprawa robi się pilna, choć nadal dla Ciebie mało ważna, ale przecież nie wyślesz tam swojej sekretarki. Takim sprawom nadaj priorytety i realizuj je wplatając w wolne terminy, które masz do dyspozycji, po wcześniejszym ustaleniu ćwiartki nr 2.
I wreszcie ostatnia ćwiartka numer 4
Wszystko co zapisałeś w tej ćwiartce nadaje się do tego: Zapomnij o tym lub minimalizuj!
Rozrastanie się ćwiartki nr 4 to komunikat dla Ciebie, że sprawy idą w złym kierunku. Mało ważna korespondencja, surfowanie po Internecie to często bezcelowe działania, które tylko zabierają Ci czas. A Twój cel to efektywne zarządzanie czasem.
Zapamiętaj!
Twoje działania powinny zmierzać do tego, aby powiększyć obszar ćwiartki nr 2. Eliminując zadania z ćwiartki 3 i 4 oraz pilnując aby nie pojawiały się w ćwiartce nr 1, sprawiamy, że nasz czas najefektywniej pożytkowany jest w strefie, która ma największy wpływ na nasze życie i osiąganie sukcesów. Macierz Eisenhower’a to narzędzie, dzięki któremu organizacja czasu i zarządzanie sobą staną się uporządkowane i będą pod Twoją kontrolą.
A jeśli chcesz być na bieżąco z moim blogiem o zarządzaniu czasem, to koniecznie zapisz się na mój newsletter. Moim zdaniem jest to najlepszy sposób zagwarantowania Tobie, że żaden kolejny artykuł Ci nie umknie Pole do zapisu znajdziesz poniżej.
Będąc konsekwentnym, myślę, że ta metoda priorytaryzacji zadań na pewno spowoduje „wyłapanie” najważniejszych z nich i zamiast odkładania na później, zajęcie się nimi w pierwszej kolejności. Zaczynam dzisiaj
Henryk, trzymam w takim razie kciuki za zajęcie się najważniejszymi
Najlepiej wytłumaczona macierz w Internecie! 😀 Dzięki!
wireless outdoor camera
Bardzo Fajny artykuł i pomocny