Macierz Eisenhowera, jak ustalić priorytety dla działań

Macierz Eisenhowera, jak ustalić priorytety dla działań

Kojarzysz nazwisko? I słusznie.

Generał Dwight Eisenhower – trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych miał takie motto: „what is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important”.

Co można przetłumaczyć jako: to co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.

Koncepcja ta, zwana macierzą lub kwadratem Eisenhowera pomaga w ustalaniu priorytetów dla naszych działań. Dzięki temu narzędziu, zarządzanie sobą w czasie staje się łatwiejsze, bardziej zrozumiałe i nasza efektywności pracy wzrasta.

 macierz E

 

Podstawową zasadą jest tutaj rozróżnienie rzeczy pod kątem ważności i pilności. W każdym z 4 pól powinny znajdować się nasze zadania. Właśnie w taki sposób, analizując ważność i pilność, wpisz do macierzy wszystkie swoje zadania, początkowo, na jeden miesiąc. Na przykład: masz opłacić rachunek za telefon. W której ćwiartce znajdzie się to zadanie? Sprawa jest na pewno pilna, ma termin, ale pod kątem Twojego  życia i pracy nie jest aż tak ważna. Jej miejsce jest zatem w „Nieważne i Pilne”. Inaczej będzie się miała sprawa, gdy zapomnisz zapłacić ZUS i podatki, to z pewnością stanie się „Ważne i Pilne”. Zaplanowanie spotkania z nowym potencjalnym klientem, który wyraził zainteresowanie Twoim produktem lub usługą będzie w większości przypadków „Ważne i Niepilne”. Załóżmy, że wpisałeś swoje zadania. Pora teraz na rzecz najważniejszą, czyli jak interpretować wyniki.

 

Zajmijmy się teraz ćwiartką numer 1

 

ważne i pilne

 

Sytuacja optymalna to taka, że w tej ćwiartce… nie ma nic. Jeżeli jednak jest, oznacza to dla Ciebie następujący komunikat: Zrób to natychmiast lub niezwłocznie deleguj innej osobie do zrobienia!

Dlaczego zadania pojawiają się w tej ćwiartce? Zdarzenia kryzysowe, rzeczy „naglące” to często coś co pozostaje poza naszym wpływem. Wyskakują i trudno. Znasz to na pewno z własnego doświadczenia, np. awarie sprzętu, który trzeba szybko naprawić. Zdarza się jednak, że sami doprowadzimy do jakiegoś zaniedbania w wykonywaniu planowych działań i do zadania, które początkowo było „ważne i niepilne” dołączy presja czasu. Wtedy wyląduje ono właśnie tutaj. Jeżeli ćwiartka nr 1 zacznie się nadmiernie rozrastać, oznacza to, że zbyt często odkładasz ważne zadania na ostatnią chwilę.

 

Pora na analizę ćwiartki numer 2

 

ważne i niepilne

 

Zadania wypisane w ćwiartce nr 2 oznaczają dla Ciebie następujący komunikat: Ustal ilość czasu potrzebną na wykonanie zadania, deadline, terminy, w których się tym zajmiesz i konsekwentnie to realizuj!

To tutaj powinieneś mieć wszystkie swoje ważne zadania i regularnie je wykonywać.

 

A co oznacza ćwiartka numer 3?

 

nieważne i pilne
Zadania z ćwiartki nr 3 niosą ze sobą przekaz: Deleguj lub ustal priorytety i realizuj!

Większość z zadań firmowych, które wpisałeś w tej ćwiartce warto zlecić firmom outsourcingowym lub współpracownikom. Z tymi pochodzącymi ze sfery życia prywatnego jest nieco gorzej. Na przykład, gdy teściowa przypomina Ci trzeci raz, ze miałeś jej w czymś pomóc, sprawa robi się pilna, choć nadal dla Ciebie mało ważna, ale przecież nie wyślesz tam swojej sekretarki. Takim sprawom nadaj priorytety i realizuj je wplatając w wolne terminy, które masz do dyspozycji, po wcześniejszym ustaleniu ćwiartki nr 2.

 

I wreszcie ostatnia ćwiartka numer 4

 

nieważne i niepilne

 

Wszystko co zapisałeś w tej ćwiartce nadaje się do tego:  Zapomnij o tym lub minimalizuj!

Rozrastanie się ćwiartki nr 4 to komunikat dla Ciebie, że sprawy idą w złym kierunku. Mało ważna korespondencja, surfowanie po Internecie to często bezcelowe działania, które tylko zabierają Ci czas.  A Twój cel to efektywne zarządzanie czasem.

 

Zapamiętaj!

Twoje działania powinny zmierzać do tego, aby powiększyć obszar ćwiartki nr 2. Eliminując zadania z ćwiartki 3 i 4  oraz pilnując aby nie pojawiały się w ćwiartce nr 1, sprawiamy, że nasz czas najefektywniej pożytkowany jest w strefie, która ma największy wpływ na nasze życie i osiąganie sukcesów.  Macierz Eisenhower’a to narzędzie, dzięki któremu organizacja czasu i zarządzanie sobą staną się uporządkowane i będą pod Twoją kontrolą.

A jeśli chcesz być na bieżąco z moim blogiem o zarządzaniu czasem, to koniecznie zapisz się na mój newsletter. Moim zdaniem jest to najlepszy sposób zagwarantowania Tobie, że żaden kolejny artykuł Ci nie umknie :) Pole do zapisu znajdziesz poniżej.

 

 

 

 

3 Komentarze

  1. Będąc konsekwentnym, myślę, że ta metoda priorytaryzacji zadań na pewno spowoduje „wyłapanie” najważniejszych z nich i zamiast odkładania na później, zajęcie się nimi w pierwszej kolejności. Zaczynam dzisiaj :)

    Odpowiedz
    • Henryk, trzymam w takim razie kciuki za zajęcie się najważniejszymi :)

      Odpowiedz
  2. Najlepiej wytłumaczona macierz w Internecie! 😀 Dzięki!

    Odpowiedz

Funkcja trackback/Funkcja pingback

  1. MentalGym | 10 MAŁYCH NAWYKÓW NA OGARNIĘCIE DUŻEGO CHAOSU, CZYLI JAK WPROWADZIĆ PORZĄDEK DO SWOJEGO ŻYCIA – CZĘŚĆ I - […] taka genialna w swojej prostocie matryca, zwana matrycą Eisenhowera, nie będę tu opisywać szczegółów, bo mnóstwo jest w internecie opracowań …
  2. Mental Gym Siłownia Mentalna | 10 małych nawyków na ogarnięcie dużego chaosu, czyli jak wprowadzić porządek do swojego życia - […] taka genialna w swojej prostocie matryca, zwana matrycą Eisenhowera, nie będę tu opisywać szczegółów, bo mnóstwo jest w internecie opracowań …

Odpowiedz na „GrzegorzAnuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>