Ostatnio pisałem o planowaniu zadań i o tym, jak najlepiej szacować czas potrzebny do wykonania zadania. A dziś… dziś o czymś, co dla wielu jest czasochłonną i niełatwą sprawą – o priorytetyzowaniu.

W rzeczywistości akurat ta czynność jest prosta. Dodatkowo jej ranga, znaczenie i wpływ na naszą produktywność i efektywne zarządzanie czasem, jest zwykle przewartościowany. Przywiązujemy do priorytetyzowania zbyt wielką wagę.
 

Jak najmniej zmieniaj, jak najmniej mieszaj

I od razu, na początek z grubej rury. Ja osobiście widzę, że ludzie są skuteczniejsi i osiągają własne cele, w momencie gdy idą jak burza wg planu i nie pozwalają się rozpraszać małym niuansom, małym zmianom. To nie ma sensu.

Na przykład, ustaliłem spotkania z klientami na cały dzień. Nagle dzwoni do mnie ważny klient i chce bym się z nim spotkał tego dnia. Czy mam teraz wszystko przeplanować, by to zrealizować? Czy to ma sens? Czy to by się opłacało? Przecież zmiana tego planu wymaga czasu, wymaga energii i może przysporzyć większe problemy niż po prostu wrzucenie tego klienta na koniec kolejki. Oczywiście ma znaczenie jak to temu klientowi zakomunikujemy, ale nie stawiajmy wszystkiego na głowie ze względu na tego klienta.

Ktoś zapyta: Czy masz na myśli to, że kolejność w jakiej zaplanujemy zadanie X nie ma większego znaczenia?
 

Różnica, która nie robi różnicy

Dokładnie to właśnie mam na myśli, choć w pewnych przypadkach kolejność zaplanowania zadań ma znaczenie. Są niezliczone artykuły o zarządzaniu zadaniami, które omawiają takie przypadki. Ja sam przeczytałem ich setki. Więcej niż chciałbym pamiętać :). Teraz już nie marnuję mojego czasu na ich czytanie. Dlaczego? Ponieważ w każdym przypadku , wpływ na czas realizacji projektu nie sprawia nam tak naprawdę istotnej różnicy.

Co to znaczy – istotnej różnicy?

Mam na myśli różnicę, która będzie większa, niż niepewność we wszystkich zadaniach. Tylko taka różnica jest istotna. Jeśli jesteś przekonany, że Twoja kolejność zadań jest najlepsza, bo… to potem nie ma sensu zmieniać tej kolejności. Sam czas replanowania, powtórnego priorytetyzowania jest tak czasochłonny i energochłonny, że nie ma sensu tego robić.
Konia z rzędem temu, kto zyskał 4-6 godzin w tygodniu na ponownym priorytetyzowaniu. Nie warto sobie zawracać tym głowy.
 

Ale kostką też nie rzucajcie…

Załóżmy, że mamy dziesięć zadań do zrobienia w tym tygodniu. Wszystkie składają się na to by skończyć dwa-trzy większe projekty. W jakiej kolejności powinnam je ustawić? Jak to poukładać? Nie mam zielonego pojęcia?

Wszyscy uwielbiamy takie zagadki, wymyślamy różne pomysły. Jak można przypuszczać wiele z nich przeczy sobie wzajemnie. Ustalamy jedną wersję, a już za chwilę zmieniamy zdanie. Albo w poniedziałek robimy, robimy, a tu nagle coś nas oświeciło i zmieniamy decyzje… bo nowy plan będzie lepszy, bo rzeczywistość się zmieniła.

Pozwólcie, że Wam przypomnę, że priorytety zadań nigdy nie są ścisłe. To jakieś nasze domysły, intuicja itd… I zdarza się, że jak się w nas coś zagotuje, pogadamy z kimś, to nagle mamy inną wizję, niż jeszcze jakiś czas temu. Zmieniamy kolejność i… znowu nas boli głowa od planowania i priorytetyzowania…

Kiedy mówimy, że pewne zadanie będzie trwało osiem godzin, czy mamy na myśli dokładnie osiem godzin? Czy kiedy mówimy, że zadanie ma priorytet numer 4 z 10 to czy to jest dokładnie czwarty priorytet, czy tylko tak około ?

Około. To jest zawsze około. Błędem jest usiłowanie podawania dokładnych odpowiedzi, kiedy dane są niedokładne. Odpowiedzi , które wydają się być bardziej dokładnie, niż zawarty w problemie stopień niepewności, nie są trafione i dobre.
 

A co gdy wypadnie zrobić kilka zadań na raz?

Taki konflikt oznacza, że powinniśmy się sklonować. Na nieszczęście, a może szczęście, nie mamy jeszcze takiej technologii… Więc co powinniśmy zrobić?

Usunięcie konfliktu pomiędzy dwoma zadaniami powoduje, że koniecznym jest przesunięcie poszczególnych zadań w czasie. Problem tkwi w tym, jak wcześniej omówiliśmy, że nie ma dobrego kryterium, by zdecydować, który etap odłożyć na później. Bo jak to wybrać? Która rzecz ważniejsza, jeśli nie znamy dokładnie kryteriów? To jest niemalże arbitralna decyzja.

Możemy się zająć wymyślaniem co jest najważniejsze w tych zadaniach i poświęcić dużo czasu by je dobrze rozplanować, ale wystarczy mała zmiana w jednym zadaniu i trach – wszystko zaczyna się walić, pojawiają się konflikty.
Dlaczego? Bo potraktowaliśmy szacowania, jakby były prawdziwe… A one są około, zawsze tylko około…

Przypuśćmy , że zadanie miał zająć dziesięć godzin. Jak dobrze wiemy, może ono zająć siedem, albo piętnaście, ale my sobie zakodowaliśmy w głowie 10. Potem traktowaliśmy tą liczbę jak świętość. Wpadliśmy w pułapkę, bo staraliśmy się być bardziej precyzyjni niż cały ten chaos. Marnowaliśmy czas na rozpracowanie tego , co spokojnie mogłoby by być zabezpieczone przez marginesy czasowe, które sobie dajemy. To właśnie bufor projektu jest miejscem, w którym gromadzimy czas na wszystkie zakumulowane nieokreśloności, które mogą przeszkodzić nam w realizacji zadania.

 

Nie zamęczaj się planowaniem

Podsumowując: Nie baw się w dokładne planowanie dnia i tygodnia. To nie ma zazwyczaj większego sensu. Nie trać czasu na to by zdecydować o idealnej kolejności zadań. Po prostu ustal je tak, jak podpowiada Ci intuicja i logika. Zacznij działać, a nie deliberować.

Jeśli masz do zrobienia kilka rzeczy na raz, to ustal kolejkę, tak jak Ci się wydaje. Nie ma większego sensu zastanawiać się, czy będzie lepiej jak skończę to zadanie czy tamto? Jaki to ma wpływ na Twoje życie, że jedno zadanie skończysz o kilka godzin wcześniej niż to drugie? Albo na odwrót. Ustal arbitralnie kolejność i zacznij działać.

A może mały eksperyment? Postaraj się w tym tygodniu nie mieszać w swoich priorytetach, jakby replanowanienie istniało, zgoda? Ustal intuicyjnie priorytety i po prostu odhaczaj kolejne zadania. Myślę, że Ci się spodoba… i będziesz bardziej produktywny. Miło usłyszeć, że wcale nie musisz robić tego nad czym spędzałeś wiele nużącego czasu? To chyba jest warte lajka…