Potęga listy kontrolnej, czyli życie bez pożarów

Potęga listy kontrolnej, czyli życie bez pożarów

Każdego dnia mamy tysiące rzeczy do zrobienia. Wiele spraw wymaga od nas skrupulatności, bo inaczej możemy zawieść naszego klienta, szefa, czy współpracownika. Konsekwencją naszego braku skrupulatności może być początkowo pobłażliwy uśmiech drugiej strony. Jednak gdy problem narasta, zwiększają się też jego skutki, a efektem końcowym może być zwolnienie z pracy. Co zrobić by nic nam nie umknęło? Co zrobić, by o niczym istotnym nie zapomnieć? Dziś opowiem o listach kontrolnych, a raczej o tym jak wiele możemy dzięki nim uzyskać.

 

Sprawa XYZ – podejście z marszu

Wyobraź sobie, że masz do załatwienia ważną dla Ciebie i twoich przełożonych sprawę XYZ. Sprawa XYZ składa się z 10 rzeczy, które potrzebujesz wykonać w ciągu następnych 5 dni. Na głowie oprócz tej sprawy masz jeszcze kilkanaście, a może nawet dziesiątki innych drobnych. Zazwyczaj te 10 rzeczy, które składają się na XYZ trzymamy w naszej podręcznej pamięci, czyli głowie. Przez następne 5 dni będziemy w naszym umyśle śledzić, które z 10 rzeczy wymagają od nas reakcji, by XYZ skończyła się z pomyślnym dla nas skutkiem. Pewnie zdarzy się nie raz, że będąc już w domu przypomnimy sobie, że jedna z tych 10 rzeczy jest jeszcze do załatwienia i zapomnieliśmy o niej w czasie naszego ciężkiego dnia pracy. Postanawiamy załatwić to z samego rana. Rano przychodząc do pracy wiemy, że czymś mieliśmy się zająć, ale ciężko nam sobie przypomnieć co to tak naprawdę było… Dopiero po chwili, może po minucie, może 10 minutach przypominamy sobie co to było. W końcu po 5 dniach zamykamy szczęśliwie sprawę XYZ. I tym razem osiągnęliśmy to czego oczekiwał od nas nasz klient, czy szef.

 

Sprawa XYZ – podejście efektywne

Jednakże, czy nie ma łatwiejszego rozwiązania? Czy nie ma rozwiązania, które spowodowałoby, że płacimy mniejsze koszty w postaci stresu czy zużytej energii i czasu? Oczywiście, że jest. Czymś takim w zarządzaniu czasem – są listy kontrolne.

Lista kontrolna to spis wszystkich rzeczy, które mamy wykonać w ramach sprawy XYZ. Możemy to zrobić na małej kartce, którą będziemy trzymać tuż obok nas. Dzięki temu gdy przypomni się nam, że powinniśmy popchnąć sprawę XYZ do przodu nie potrzebujemy zastanawiać się co jeszcze jest do zrobienia. Mamy to od razu zapisane na kartce, co powoduje, że bardzo szybko odpowiadamy sobie na pytanie jaka jest następna rzecz do zrobienia lub czym warto się jeszcze zająć. Nie potrzebujemy energii i czasu na to by sobie przypomnieć. Mamy gwarancję, że wszystko jest tuż pod ręką i nic nam nie ucieknie. Bez takiej listy istnieje ryzyko, że coś pominiemy, że przypomnimy sobie za późno, że poświęcimy więcej energii i czasu niż byśmy chcieli.

Zachęcam do sprawdzenia jak realnie działają listy kontrolne. Z mojej praktyki w szkoleniu z zarządzania czasem szefów firm, menedżerów czy pracowników, wynika jeden wniosek – kto raz przełamał się i zaczął spisywać swoje zadania – poczuł natychmiastową ulgę, że w końcu nie musi ciągle o wszystkim pamiętać. Jaki pierwszy projekt / sprawę rozpiszesz na listę?

Przeœlij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>