Praktyczne wykorzystanie Prawa Parkinsona, Pareto 80/20 i Eisenhowera, czyli jak to połączyć i stworzyć synergię

Praktyczne wykorzystanie Prawa Parkinsona, Pareto 80/20 i Eisenhowera, czyli jak to połączyć i stworzyć synergię

Gdy słyszymy o jakichś zasadach lub prawach w zarządzaniu czasem, często odbieramy je jako bardzo proste i przemawiają do nas. Z drugiej strony, gdy chcemy je zastosować praktycznie, napotykamy na trudności. Tak właśnie jest z prawem Parkinsona, zasadą Pareto 80/20 czy tablicą Eisenhowera.

Każde z nich niesie ze sobą wiedzę i praktyczne wskazówki jak ją zastosować. W rzeczywistości  jednak, często nie wiemy jak do nich podejść i w rezultacie nie korzystamy z nich tak naprawdę. Przedstawię Ci tutaj  moją propozycję rozwiązania tego problemu. Chcę Ci zaproponować połączenie tych 3 rzeczy w jedno, by uzyskać synergię i dostać coś czego nie uzyskałbyś stosując te 3 zasady oddzielnie. Bo synergia powoduje, że 1+1 to nie 2, ale 11! Najpierw jednak krótko, naprawdę krótko o teorii tych zasad zarządzania sobą w czasie.

 

Prawo Parkinsona

Prawo Parkinsona, o którym oddzielny artykuł znajdziesz tutaj, mówi, że praca rozszerza się na cały dostępny czas jaki mamy. Tzn., że jeśli mamy na napisanie raportu 5 godzin to cały ten czas wykorzystamy na pisanie tego raportu. A gdy szef lub klient da nam tylko 2 godziny, to i w tym czasie się zmieścimy. Znając życie, skupimy się wtedy przede wszystkim na najistotniejszych rzeczach, drobiazgi pominiemy, a do tego będziemy bardziej zmobilizowani i mniej podatni na rozpraszacze. Kto nie wierzy, niech sobie przypomni ostatni egzamin, albo termin oddania pracy… Czyż nie mieliśmy mało czasu? Jak to się stało, że jednak zdążyliśmy? To jest dziwne, ale krótkie terminy wspierają naszą koncentrację i powodują, że dajemy z siebie więcej.

 

Zasada Pareto

Wykorzystując w praktyce Prawo Parkinsona opisane powyżej, potwierdzamy tym samym  zasadę Pareto, która mówi, że 80% efektów osiągniemy robiąc tylko 20% rzeczy. Cały artykuł na temat tej zasady znajdziesz tutaj. Zazwyczaj na co dzień trudno stosować tą teorię, bo jak wybrać te 20% działań, które dadzą nam 80% efektów? Większość osób ma z tym problem, mam i ja. To jest ciężkie, ale presja czasu pomaga w tym świetnie. I to jest to co chcę Ci zaproponować. Dawanie sobie krótkich terminów i podarowanie sobie presji, by skończyć szybciej i efektywniej.

 

Macierz Eisenhowera

Z trzeciej strony mamy Tablicę Eisenhowera, która grupuje wszystkie nasze zadania wg 2 kryteriów: na ważne i nieważne, na pilne i niepilne. Czyli dzieli te zadania ze względu na priorytet i czas. Nie będę teraz całej tej tablicy omawiał, bo to znajdziecie tutaj ->  Teraz chcę się  zająć wnioskami płynącymi z tej tablicy. Okazuje się w praktyce, że większość naszego czasu poświęcamy na rzeczy ważne i pilne. Choć realnie to na tym się skupiamy i te rzeczy wykonujemy, jest to błąd. Jakoś tak już jest , że naszemu umysłowi sprawia frajdę, że zakończymy szybko te pilne rzeczy. To one zawsze wysuwają się przed wszystkie niepilne. To one zwracają naszą uwagę.  Problem leży w tym, że rzeczy niepilne, ale ważne gdzieś nam na co dzień umykają, bo skoro są niepilne, to zawsze je zdążymy zrobić później.

 

Jak pilne i niepilne wpływają na nasze życie?

Przyjrzyjmy się temu bliżej. Taką rzeczą niepilną, a ważną jest pobolewający ząb. Ząb, który trochę boli może poczekać chwilę. Problem w tym, że jeśli za długo poczekamy, to nie skończy się na zwykłej plombie, ale na leczeniu kanałowym, co oznacza, że nie poświęcimy na jego leczenie 1 godziny i 100zł, ale kilkanaście godzin i nawet 1000zł , a do tego dużo przecierpimy.

Innym przykładem może być na przykład sytuacja, gdy szef firmy widzi, że sytuacja na rynku się zmienia i trzeba zrobić nową strategię. Jest to ważna rzecz z punktu widzenia istnienia firmy, ale niepilna.  I często tak się składa, że szef ją odwleka. A potem okazuje się, że po 2-3 miesiącach firma jest w wielkich tarapatach, bo nie jest gotowa na to co rynek jej zgotował i upada.

Właśnie nie zajmowanie się sprawami niepilnymi, ale ważnymi wpędza nas w pożary, kryzysy  i inne ciężkie rzeczy. Zazwyczaj moglibyśmy tym katastrofom zapobiec, gdybyśmy trochę wcześniej zajęli się tymi ważnymi, ale niepilnymi rzeczami. Jednym zdaniem: Rzeczy niepilne, ale ważne tworzą naszą przyszłość. Tzn. wyleczenie bolącego zęba spowoduje, że będziemy mieć więcej czasu i pieniędzy, zrobienie strategii spowoduje, że firma przetrwa itd…

Tylko dlaczego my te sprawy ignorujemy? Bo skupiamy się przede wszystkim na rzeczach ważnych i pilnych. Słowo „skupiamy” świadczy o tym , że robimy to świadomie, ale przecież tak nie jest. My płyniemy z nurtem tak jako robi to rzeka. Tutaj życie nas niesie. A że sprawy pilne mają taką właściwość, że nas strasznie wciągają z swojej istoty, to podążamy za nimi. Nawet nie dokonujemy świadomego wyboru. One same o siebie zawalczą. Właśnie to jest istota. Sprawy pilne, zawsze wywalczą sobie naszą uwagę, bo rzucają się w oczy i nie pozwalają w większości nam o nich zapomnieć.

Inaczej jest ze sprawami niepilnymi, o nich możemy nie pamiętać całe tygodnie, lub odwlekamy je całe tygodnie. Zazwyczaj robimy to po części nieświadomie, a po części decydując się robić rzeczy ważne i pilne, a na niepilne i ważne nie starcza nam już czasu.

I co tu zrobić? Skoro nie starcza nam czasu na rzeczy niepilne i ważne, to jak je wcisnąć do naszego zatłoczonego kalendarza? No jak?

Jest na to sposób. Wystarczy wykorzystać prawo Parkinsona i zasadę Pareto.  Połączywszy je w całość można wysnuć wniosek, że rzeczy pilne, a ważne strasznie się rozciągają i rozpychają się, nie zostawiając miejsca na rzeczy niepilne i ważne.  Jest też tak, że duża część rzeczy pilnych po jakimś czasie okazuje się kompletnie nieistotna, albo wręcz znika z naszego życia.  Poza tym często nas rozpraszają i wykradają czas. Co z tym można zrobić? Znając prawo Parkinsona i zasadę Pareto można powiedzieć, że powinniśmy dać sobie termin wykonania każdego zadania. Ograniczyć czas na każde zadanie. Czy to jest jednak wykonalne? Czy my potrafimy coś takiego zrobić? Każdy z nas robi od kilkunastu do kilkudziesięciu zadań w ciągu dnia. Nie jest możliwe by po pierwsze każdemu zadaniu wyznaczyć czas na wykonanie, bo to by zajęło za dużo czasu, a z drugiej strony w większości przypadków ciężko taki czas wyznaczyć, bo zazwyczaj mamy do tego zbyt mało danych. Do tego jeszcze dochodzi monitorowanie tych czynności… brr…

Są na to dwa rozwiązania, które polecam Tobie do zastosowania i codziennej praktyki.

 

Godzina Mocy zmieni Twoją przyszłość

Godzina Mocy… O co chodzi? Skoro trudno się samemu ograniczać w czasie wykonywania każdego zadania, a po drugie robimy niepotrzebnie za dużo rzeczy pilnych, to warto ograniczyć całkowity czas na pracę. Jeżeli zmniejszymy go  o kilkanaście procent w skali dnia, to w większości przypadków nawet tego nie odczujemy. Oczywiście, będą nam rosły listy zadań niewykonanych, ale często się okaże, że po tygodniu te zadania możemy wykasować, bo są już nieistotne, a większych konsekwencji ich niewykonania nie ma. Wykorzystamy tutaj naturalną umiejętność naszego umysłu do priorytetyzowania zadań w taki sposób, by zrobić te najważniejsze, najpilniejsze.

Ten zaoszczędzony czas przeznaczmy na Godzinę Mocy. To byłaby jedna godzina, a może tylko 30 minut na rzeczy, które są niepilne, ale ważne. Dzięki temu wykonamy zadania, które są dla nas ważne, ale nigdy nie mieliśmy na nie czasu. Kiedy dokładnie w ciągu dnia powinniśmy wyznaczyć sobie czas na Godzinę Mocy? Gdy przychodzimy do pracy, to jest spokojnie, jednak z czasem coraz bardziej wpadamy w amok codziennych zadań. Coraz więcej jest ciśnienia, coraz więcej pilnych rzeczy. Tak więc jeśli wyznaczymy sobie czas na Godzinę Mocy na popołudnie, możemy spotkać się z porażką. Każdy ma oczywiście inny rytm dnia, ale w większości wypadków, korzystniej ją zaplanować przed południem.  Tym bardziej, że wtedy będziemy mieli jeszcze duuużo czasu na wykonanie wszystkich pilnych i ważnych rzeczy. Dzięki zastosowaniu Godziny Mocy rano, wdrożymy w życie prawo Parkinsona i Pareto jednocześnie. Najdziwniejsze w tym wszystkim jest to, że gdy ograniczymy czas na zadania o kilkanaście procent, to nasz umysł ledwo to odczuje. Będzie to lekka presja, ale już po kilku dniach przyzwyczai się do tego, że ma mniej czasu, że musi inaczej planować, inaczej organizować dzień. Zazwyczaj nawet nie zauważymy jak to zrobiliśmy, że to, co kiedyś robiliśmy w 8 godzin, robimy teraz w 7. Nie wierzysz? Sprawdź sam. Zrób test przez tydzień, a najlepiej dwa, by Twój umysł przyzwyczaił się do nowej rzeczywistości. Może, jeśli nie jesteś gotów na jedną godzinę, to zrób 30 minut, a może tylko 15minut. Pamiętaj, że efekty nie przyjdą z dnia na dzień. Ta metoda przyniesie rezultaty za 3-6 miesięcy. Zobaczysz wtedy, że jest mniej pożarów, sytuacji kryzysowych, Ty masz spokojniejsze życie, a do tego pracujesz mniej. Polecam.

 

Technika Pomodoro

Inną metodą, która w praktyce wykorzystuje zasadę Pareto i prawo Parkinsona, jest technika Pomodoro. Nazwa wzięła się od minutnika kuchennego, który wyglądał jak pomidor. Jak działa? Pomysłodawca stwierdził, że większość rzeczy , które mamy do zrobienia możemy zrobić w ciągu 25 minut. Założył więc, że warto robić tak, że przez te 25 minut skupiamy się tylko na tej jednej czynności (unikamy złej wielozadaniowości). Mamy wtedy ograniczony czas, dzięki czemu unikamy rozszerzania się pracy, a do tego skupiamy się na istocie.  Po 25minutach robimy sobie 5 minut przerwy, która pozwoli nam się zrelaksować i odpocząć.

Gdy zastosowałem tą technikę, to zauważyłem jedną rzecz. Mijające sekundy i minuty bardziej motywują do pracy, powodują większą koncentrację.  Działa świetnie. Po za tym, czasami siedzę nad rzeczami, których nie lubię i wtedy dobrze na mnie wpływa jak wiem, że jeszcze tylko 10minut…

Jednak w praktyce warto dostosować tę technikę do specyfiki własnych zadań. Na przykład, ja po 20 minutach byłem na pełnych obrotach, a tutaj każą mi kończyć. Zazwyczaj moje zadania wymagają więcej niż 20 minut. Z tego powodu wydłużyłem 25 minut do 50minut. To lepiej pasuje do mnie i rzeczywiście po 50 minutach jestem zmęczony. Ty znajdź swój czas… Zacznij i sprawdź jak wpływa na Ciebie mijający czas na zegarku…

 

I wreszcie upragniona synergia w zarządzaniu czasem

Godzinę Mocy możemy połączyć z techniką Pomodoro… i wtedy zajdzie synergia. Czyli jak we wstępie 1+1 to nie będzie zwykłe 2, ale 11! Rezultat się spotęguje. Wystarczy, że będziesz realizować konsekwentnie, codziennie swoją godzinę mocy za pomocą pomodoro . Chcesz wiedzieć ile możesz zyskać? Sprawdź sam! Zastosuj te praktyczne rozwiązania, bo po to one są, w odróżnieniu od czystej teorii. U przedsiębiorców i managerów, którym pomagam zarządzać  czasem w pracy, wśród kadry dużych korporacji, sprawdzają się wszędzie. Dają lepszą efektywność i jednocześnie większy ład i spokój, generując zwiększone prawdopodobieństwo sukcesu w przyszłości. Od samego czytania tego tekstu nic się w Twoim życiu nie zmieni.

Jeśli to co piszę, jest dla Ciebie w jakikolwiek sposób przydatne lub interesujące, to proszę Cię, wyraź to swoim “Lubię to” dla mojej strony i tego artykułu. Nie wahaj się udostępnić go swoim znajomym na Facebooku i mailem. Z góry Ci za to bardzo dziękuję :)

5 Komentarze

  1. Ciekawe, ciekawe :)wdrażam… kończę surfowanie i oddalam się do następnego zadania w skróconym czasie,

    Odpowiedz
  2. A co w przypadku zadań, na które przeznaczyłem np. 30min (napisanie krótkiego opowiadania) i kompletnie nie wyrabiam się czasowo (ajęło mi to 1,5 h.). Nie wiem za bardzo gdzie popełniłem błąd? Z jednej strony byłem przekonany, że tyle wystarczy, a z drugiej chciałem, żeby wszystko było dopracowane i dlatego zajęło to dużo więcej czasu. Dodam, że było to dla mnie ważne zadanie.

    Odpowiedz
  3. Bartku,
    My jesteśmy kompletnie niezdarni w szacowaniu czasu :)
    Pytanie więc jest:
    Czy to było bardzo ważne dla mnie , by to zrobic tak dokładnie?
    Jeśli tak, to po prostu jest taka rzeczywistość i trzeba to zaakceptować.
    A jeśli nie, to potrzeba wymyśleć sposób, by się powstrzymać przed zbytnim zagłębianiem.

    Pytanie jest też, czy to zadanie jest ważniejsze niż inne w kolejce? Czy to jest ważniejsze by zrobić to dobrze pomimo tego , że inne będą czekać …?

    Odpowiedz
    • Idąc dalej przykładem „pisania opowiadania” zastanawiam się właśnie czy jest ono ważne dla mnie. Piszę je charytatywnie i jego celem jest sprawienie przyjemności komuś innemu (czyli raczej opowiadanie jest ważne dla kogoś, a nie dla mnie). Z drugiej jednak strony jeśli uznam je jako nieważne, to zrobię je „na odwal się” i kiepskie opowiadanie nie sprawi przyjemności innym, tak więc będzie to co prawda krótki, ale kompletnie stracony czas. Dlatego też z powstrzymywaniem się od zbytniego zagłębiania mam problem – jestem perfekcjonistą i jak robię cokolwiek to chcę żeby było to wykonane jak najlepiej (nawet jeśli nie jest to dla mnie ważne). Chyba tu tkwi największy problem…

      Odpowiedz
      • Bartku, dlaczego w ogóle piszesz to opowiadanie?
        Z tego co piszesz, to nie jest ważne, ale pomimo tego robisz to. A może jednak z jakiejś perspektywy jest ono ważne dla Ciebie?

        Tutaj musielibyśmy porozmawiać osobiście… bo pisanie przez komentarze przez bloga nie jest najlepszym miejscem do rozwiązywania tego typu konfliktów. 😉

Przeœlij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>