Spróbuj wypełnić gazem tylko połowę pudełka. Da się? Nie bardzo. A teraz wyobraź sobie, że ten gaz to praca – konkretne zadanie, a pudełko to czas, który zaplanowałeś lub ktoś Ci wytyczył na jej wykonanie. Praca, tak samo jak gaz, ma tendencję do wypełniania całej dostępnej przestrzeni.
W połowie ubiegłego stulecia Cyril Parkinson raczej nie obserwował gazów, ale z pewnością bardzo dogłębnie analizował działania biurokracji. Na tej podstawie sformułował prawo, dzięki któremu zarządzanie czasem zyskało jedno z ważniejszych narzędzi. Przy czym chodzi tu nie tylko o zarządzanie sobą w czasie, ale i o zarządzanie zadaniami, efektywność pracy Twojej i całego zespołu pracowników.
„Wykonywana praca rozszerza się tak, by wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.”
Prawo Parkinsona jako narzędzie zarządzania sobą w czasie
Dlaczego to prawo to konkretne narzędzie? Bo działa również odwrotnie. Jeżeli dasz sobie lub komuś mniej czasu na wykonanie jakiegoś działania, to są spore szanse, że zadanie to zostanie wykonane w nowych granicach czasowych.
Innymi słowy: myśl intensywnie, gdy ustalasz deadline. My wszyscy: menedżerowie, szefowie, specjaliści, urzędnicy i robotnicy, zawsze dopasowujemy ilość pracy do czasu, którym dysponujemy. Jeśli mamy więcej czasu to albo robimy też inne rzeczy w tym czasie, albo,przeważnie niezbyt racjonalnie,dopieszczamy zadaną pracę. Tego nie zmienisz, to jest naturalne, ale steruj tym za pomocą prawa Parkinsona, tak by osiągnąć efektywne zarządzanie czasem.
A konkretnie…
Ustalaj minimalne terminy, zachowując przy tym ich realność. Pamiętaj, że nikt nie pracuje „w próżni” i różne inne rzeczy i sprawy,np. odbieranie telefonów, współistnieją w czasie, który wyznaczysz.Gdy zlecisz pracownikowi napisanie oferty dla klienta w pół godziny, być może dostaniesz ją po godzinie. Gdy zlecisz mu to samo i dasz mu 2 godziny, zadanie rozciągnie się na cały ten czas.Tak samo w przypadku, gdy nie określisz dokładnie czasu i powiesz tylko: ”to ma być gotowe na dzisiaj”. Gdy Twój pracownik poza tym zadaniem nie ma zbyt wiele do roboty, bądź pewien, że ofertę dostaniesz w ostatnich 15 minutach dnia pracy. To trochę jak ze studentami, którzy uczą się na ostatnią chwilę. Tak jest i z dorosłymi ludźmi.
Paradoksalnie więc, jeżeli praca ma być wykonana szybko, a nie chce Ci się wyznaczać konkretnego terminu, zrobisz ją prędzej jeśli jesteś zajęty niż dysponując dużą ilością wolnego czasu. Dlatego warto np. ograniczyć czas na dane zadanie używając choćby budzika, lub ustawić sobie inną rzecz do zrobienia na daną godzinę, np. umówić spotkanie, tak aby narzucić sobie pewien rygor czasowy. Wpadłbyś na to bez pomocy starego, dobrego Parkinsona?
Praktycznym wykorzystaniem prawa Parkinsona, a na dodatek łatwiejszym niż ustalanie poszczególnych deadlinów dla kolejnych zadań jest inne podejście. Po prostu ograniczaj ilość czasu na całą pracę.
