Przyszedł czas by podzielić się z Wami o tym jak zarządzać emailami. Jakie nawyki i zasady są niezbędne, by w tych czasach nie przygniotła nas tona emaili, które dostajemy codziennie.
Nie wiem, czy pamiętacie jeszcze czasy, gdy nie było emaili. Były listy, faxy, telefony stacjonarne. Email stał się swego rodzaju rewolucją, bo nagle cała komunikacja została przyspieszona. To co kiedyś trwało kilka dni, teraz załatwimy w parę chwil. Już nie mówię o telefonach komórkowych i tanich połączeniach międzynarodowych, które przyśpieszyły i poprawiły efektywność komunikacji w porównaniu do tego co było w latach 80 i 90 poprzedniego wieku.
Jednak email to tylko narzędzie. Świetne narzędzie skoro go prawie każdy używa, jednak to też przyczyna naszej prokrastynacji, czyli odwlekania robienia rzeczy ważnych i istotnych dla naszej pracy, biznesu, życia prywatnego. Można to opanować by nam służyły, a nie przeszkadzały. Warto więc wyrobić w sobie nawyki, by emaile służyły nam jeszcze lepiej.
TOP 10 moich propozycji nawyków mailowych
1. Bądź poza emailem, czyli wyłącz automatyczne odbieranie emaili jeśli używasz outlooka, albo wyloguj się z meila jeśli odbierasz przez przeglądarkę. Nie miej ciągle otwartej skrzynki odbiorczej, i nie otwieraj jej co chwilę. Pozwól jej się zapełnić, jeżeli po jej otwarciu zobaczysz 10, 20 a nawet 30 nowych maili to nie stanie się tragedia, po prostu je odczytasz i odpowiesz. Pamiętaj o tym, żeby zamiast zwykłego czytania maili i zostawiania ich na później, od razu je filtrować, archiwizować, wyrzucać i przede wszystkim odpowiadać na nie.
2. Działaj. Kiedy otwierasz kolejnego maila, od razu podejmuj decyzję co z nim zrobić – odpowiedzieć na niego, zarchiwizować, wysłać krótką odpowiedź i potem zarchiwizować, dodać do listy rzeczy do zrobienia ( i zaznaczyć jako ważne). Kiedy wykonasz jedną z tych czynności, masz pewność, że żaden z maili nie zostanie pominięty i nie będzie zalegał w skrzynce odbiorczej.
3. Nowe wydarzenie – od razu dodawaj do kalendarza. Bardzo dobrym nawykiem jest natychmiastowe dodawania nowych wydarzeń do kalendarza. Zatem, kiedy tylko umawiasz się z kimś na spotkanie, wyjście, na cokolwiek, od razu dodawaj to do kalendarza. Po pewnym czasie stanie się to automatyczne i zauważysz, że bardzo rzadko o czymś zapominasz.
4. Skróty klawiszowe. Pewnie znasz takie skróty jak ctrl+c czy ctrl+v. Jednak ich jest dużo więcej, a każda aplikacja (nawet ta w przeglądarce) ma swoje skróty klawiaturowe. Warto się ich nauczyć, bo dzięki temu można oszczędzić bardzo dużo czasu. Używanie skrótów jest 4 razy szybsze niż zwykłe używanie myszki! W ciągu dnia to oszczędność i czasu i wygoda.
5. Zostań mistrzem krótkich emaili. Trzymaj się standardowo 1-3 zdaniowej długości emaila. Pisanie krótkich maili oznacza szybsze odpisywanie, a odbiorca nie musi szukać istotnych informacji w gąszczu liter, które mu wysyłamy. Jedną z alternatyw jest po prostu powziąć zobowiązanie i nie pisać dluższych emaili. Może Ci w tym pomóc strona: five.sentenc.es
6. Nie odpisuj na wszystkie emaile. Wysyłanie słów w stylu „ok”, „dziękuję” w większości wypadków nie ma znaczenia. Ludzie w większości nie oczekują od nas potwierdzenia otrzymania wiadomości. To wynika z tego, że kiedyś był problem z dostarczalnością emaili, ale obecnie 99,5% (jeśli nie więcej) emaili dochodzi. Czy to jest powód do tworzenia zbędnego spamu? Niektórzy klienci mówią mi, że to buduje relacje. Czyżby? Stało się to tak normalne jak wysyłanie standardowych smsów na święta. Jednym słowem nie ma sensu. Jeśli potrzebujesz potwierdzenie otrzymania wiadomości ustaw „żądanie potwierdzenia dostarczenia emaila”. A jeśli chcesz zbudować relacje, to napisz coś więcej, niż tylko dziękuję, albo umów się na spotkanie z tą osobą.
7. Szybko dodawaj zadania z emaili do listy rzeczy do zrobienia.
Skrzynka odbiorcza nie jest dobrą listą z 3 głównych powodów:
– to co musisz zrobić miesza się z garścią innych rzeczy, co sprawia, że trudno jest się zorientować co tak naprawdę masz do zrobienia.
– w tematach maili rzadko kiedy masz podane informacje, których potrzebujesz, więc sam musisz pamiętać co masz do zrobienia, kiedy przeglądasz listę maili.
– i najważniejsze – kiedy przeglądasz listę rzeczy do zrobienia w swojej skrzynce odbiorczej, masz zagwarantowane, że inne maile nagle uznasz za bardzo ważne i zamiast zająć się czymś naprawdę istotnym zaczniesz się dwoić i troić żeby zrobić wszystko naraz.
Lepiej trzymać taką listę w oddzielnym miejscu. Może to być kartka papieru, dokument tekstowy, albo specjalny program.
8. W skrzynce odbiorczej trzymaj tylko nieprzeczytane wiadomości. Załóż foldery: Do Zrobienia, Archiwum i przenoś wszystkie emaile po przeczytaniu do odpowiednich folderów. Dzięki temu będziesz miał zero emaili w Inbox’ie (Skrzynce odbiorczej). Cudowne uczucie!!
9. Odkładaj maile na później. Czasami zdarza się, że ktoś przesyła nam cały artykuł bądź dokument w pdfie, który jest zwyczajnie za długi, żeby go od razu przeczytać. Dlatego też przydatne jest zaznaczanie sobie takich maili do przeczytania na później. W ten sposób zaoszczędzisz trochę czasu na przeglądaniu maili i odpowiadaniu na nie.
10. Używaj filtrów. Jeżeli na twoją skrzynkę przychodzą maile, których nie musisz, albo nie chcesz czytać, to jest wielce prawdopodobne, że będą się one pojawiały częściej. Zazwyczaj są to newslettery stron, które subskrybujesz, dlatego dobrym sposobem jest albo anulowanie subskrypcji albo włączenie filtru, który uniemożliwi takim wiadomościom pojawienie się w twojej skrzynce odbiorczej. Niech od razu trafiają do folderu „newslettery”. To bardzo zmniejsza ilość maili, które do Ciebie przychodzą.
Szybki sposób na uporządkowanie skrzynki mailowej
Jeżeli twoja skrzynka odbiorcza jest naprawdę pełna, oto jak w szybki sposób możesz ją opróżnić:
1. Wszystkie starsze maile niż 14 dni, a może niż 30 dni zaznacz i przenieś do Archiwum.
2. Pozostałe emaile przejrzyj i:
– jeśli możesz zrobić email w 2 minut to zrób od razu
– jeśli jest ważny, ale wykonanie zadania z nim związanego zajmie więcej niż te 2 minuty, to przenieść do folderu „Do zrobienia”
– całą resztę przenieś do Archiwum albo je skasuj.
3. Zaznaczone emaile lub te przeniesione do folderu „Do zrobienia” realizuj wtedy kiedy chcesz.
Zrób to i przekonaj się co to znaczy mieć INBOX ZERO. Przekonasz się też, że w folderze „Do zrobienia” jest tylko kilka, kilkanaście emaili… I jak się z tym czujesz?
Opróżniając w ten sposób swoją skrzynkę odbiorczą (zazwyczaj zajmuje max 30minut) będziesz mógł zacząć wprowadzać powyższe nawyki w życie.
Posiadanie dobrych nawyków mailowych jest ważne, ponieważ jeżeli wypracujesz sobie dobry system zarządzania mailami, nie będziesz musiał się nimi martwić. Będziesz mógł pozwolić sobie na to, aby otwierać skrzynkę dopiero wtedy, kiedy o tym zdecydujesz, czyli raz na godzinę, a może raz na 2 godziny, albo tylko dwa razy dziennie.
Napisz ile czasu oszczędziłeś lub jakie efekty osiągnąłeś po wprowadzeniu powyższych nawyków.
