Dziś opowiem swoją historię o delegowaniu. Niech ona posłuży Ci jako odnośnia. Dlaczego ta historia, a nie jakiegoś mojego klienta? Ponieważ jest duża szansa, że odnajdziesz się w tej sytuacji, bo będzie dla Ciebie znajoma.
Dwa lata temu, gdy już pracowałem w swojej firmie ponad rok, stwierdziłem, że mam bardzo dużo różnych obowiązków i brakuje mi czasu. Stwierdziłem, że warto coś zlecić by skupić się na najbardziej istotnych zadaniach. Zastanawiałem się nad tym trochę i najbardziej optymalnie i kosztowo i czasowo wypadło zdelegowanie sprzątania domu i biura. Nigdy jakoś specjalnie nie lubiłem sprzątać, a z drugiej strony lubię porządek. Z tego powodu sprzątania najczęściej zdarzały się nieregularnie, a zazwyczaj wtedy, gdy mój próg akceptowalności porządku był przekroczony.
Poszukałem więc kogoś do sprzątania. Ceniąc swój czas poświęcony na wykańczanie mieszkania i wniesiony wysiłek stwierdziłem, że musi to być ktoś z polecenia. Ktoś komu można zaufać. Padło na Panią Anię. Dostała bardzo dobre rekomendacje i ponadto wzbudziła nasze zaufanie. Tak poza tematem: a Ty jak szukasz pracy? Wysyłając setki CV? Może warto sprawić by i Ciebie ktoś polecił? Ale o tym innym razem.
Wyznacz cel, określ zadania, nie żałuj czasu
Pierwsze spotkanie polegało na określeniu zakresu obowiązków. Trwało to ponad 60 minut. Wchodziliśmy do każdego pokoju, pokazywaliśmy każdy detal, który trzeba posprzątać. Wyjaśnialiśmy czym i jak trzeba sprzątać, by nie było rys, plam, etc… Z drugiej strony Pani Ania zadawała dużo pytań. Sugerowała swoje rozwiązania. Wyszła też sprawa z psem. Pani Ania lubi psy, ale nie takie duże i nie takie żywe jakiego posiadam. Na szczęście udało nam się to wyjaśnić i dojść do porozumienia :).
Do tego zapłaciliśmy za to, tzn. za objaśnienie obowiązków… A ile Ty poświęcasz czasu na wyjaśnienie zakresu obowiązków swoim pracownikom? Czy czasem nie robisz to byle jak, by tylko było? Nie boisz się rys, których nie da się usunąć? A co z nieprzewidywanymi czynnikami (tak jak u nas temat psa)?
Pewnie powiesz, że nie masz czasu, bo masz dużo innej pracy, a przecież takie zachowanie jest właśnie tworzące dodatkową pracę. Gdybyśmy nie wyjaśnili od razu naszych oczekiwań co do zakresu prac, metod prac, jakości prac, to potem miałbym duży problem. Dlaczego? Po pierwsze mógłbym się zawieść na Pani Ani i powiedzieć, że jednak jej dziękujemy, bo nie pracuje tak jak trzeba. Po drugie potrzebowałbym czasu na naprawianie konsekwencji złego sprzątania (np. usuwanie rys). Po trzecie mogłyby powstać tarcia między nami, które spowodowałyby, że sama Pani Ania by odeszła, bo się czepiam… Po czwarte potrzebowalibyśmy dużo więcej czasu na wyjaśnienie wszystkich niejasności, które spotkalibyśmy po drodze (a już nie mówię o stresie… )
Zaufaj i daj pracować innym
W każdym razie Pani Ania sprzątała nasze mieszkanie kolejne 4 godziny i umówiliśmy się na za tydzień. Ja nie komentowałem w ogóle tego, w jaki sposób sprząta Pani Ania. Uwierzyłem w jej kompetencje, doświadczenie i zdrowy rozsądek. Jednym słowem nie stałem nad nią. Ona sobie spokojnie sprzątała, od czasu do czasu pytała się o to gdzie może znaleźć, np. szmatkę, która jest potrzebna do pracy. Dzięki temu ona pracowała w spokoju, ja miałem też spokój, a z drugiej strony wiedziała, że jeśli jest coś niejasnego, jestem w pobliżu.
Gdy skończyła sprzątać zapłaciłem i umówiliśmy się na kolejne sprzątanie. Pomiędzy sprzątaniami zarejestrowałem co i jak zostało posprzątane. Zbierałem moje uwagi. Było tego trochę, na szczęście nie było karygodnych błędów. Gdy następnym razem przyszła Pani Ania opowiedziałem jej o moich uwagach. Ona je skomentowała i ustaliliśmy proces kolejnego sprzątania. W ten sposób postępowaliśmy jeszcze kilka razy. Dzięki temu Pani Ania przychodzi i sprząta swoją metodą, ale osiągając razem ustalone cele. Nie kontrolujemy jej ile pracuje, bo liczy się dla nas efekt. Czasami posprząta szybciej, czasami zostanie dłużej.
W międzyczasie wyszło też kilka kwestii. Na przykład co z dostępnością środków, które potrzebuje do pracy. Ustaliliśmy, że to ona jest odpowiedzialna za to by na koniec sprzątania mówić co mam kupić, a ja to zapewnię, czyli podzieliliśmy się jasno odpowiedzialnością. Wyszło też na jaw, że nie pomyśleliśmy, żeby powiedzieć gdzie ma odkładać pewne rzeczy i z tego powodu nie mogłem odnaleźć kosmetyków czy naczyń. Na szczęście szybki telefon i sprawa została wyjaśniona. A następnym razem doprecyzowaliśmy co i jak.
Czasami zmienia się nasze otoczenie, rzeczywistość i właśnie wtedy pojawiają się problemy. Na szczęście ja i Pani Ania nauczyliśmy się, że potrzeba trochę cierpliwości i życzliwości , by te rzeczy wyjaśnić i naprawić.
TOP 5 zasad delegowania wg Grzegorza:
1. Dobrze określ czego oczekujesz. Skup się na celu, a nie metodach, chyba, że jest to istotne z punktu widzenia procesu wykonywania zadania. Poświęć czas na wytłumaczenie zadania.
2. Bądź gotów na rewizję zleconego zadania, bo często mogą wyjść nie przewidziane rzeczy.
3. Na początku przeglądaj efekty pracy częściej, by na bieżąco przekazywać swoje uwagi.
4. Zapomnij o mikrozarządzaniu! Zaufaj! Jeśli brak Ci zaufania zmień osobę albo własne nastawienie.
5. Określ zasady komunikacji w razie wykrytych problemów.
A jakie Ty masz podejście do delegowania?
Jeśli to co piszę, jest dla Ciebie w jakikolwiek sposób przydatne lub interesujące, to proszę Cię wyraź to swoim “Lubię to” dla mojej strony i tego artykułu. Nie wahaj się udostępnić go swoim znajomym na Facebooku i mailem. Z góry Ci za to bardzo dziękuję 
Interesujące wpisy, będę tu zaglądać, dziękuje za zaproszenie