… albo wyrośnie Ci druga para rąk albo wprowadzisz ulepszenia w swojej pracy.
Wielozadaniowość dotyczy bez wyjątku każdego człowieka pracującego umysłowo. Przerywamy jedno zadanie by zacząć inne, w danym czasie ważniejsze dla nas lub dla szefa. W trakcie pracy musimy nagle odpowiadać na maile, odbierać telefony. W tym samym czasie ktoś jeszcze z reguły próbuje do nas coś powiedzieć a na ekranie monitora włącza się pop up z wiadomością. Dobrze jest jak za oknem w tym samym czasie nie przejeżdża żaden pojazd na sygnale.
Wszyscy to znamy, prawda?
Spokojnie – to tylko awaria, gdy ją wyeliminujemy wrócimy z pracy 2 godziny wcześniej. A jeśli mamy normowany czas pracy to przynajmniej zyskamy 2 godziny aby zrobić coś konstruktywnego w spokojnej atmosferze. I nie jest to tylko moje „widzimisię”, czy jakaś kolejna niesprawdzona teoria. Badania udowodniły, że ludzie tracą 30% swojego czasu w pracy na złą wielozadaniowość!
Tak, istnieje coś takiego. Jest dobra i zła wielozadaniowość. Ich naukowe definicje są tak zawiłe i nudne, że ich przytoczenie spowodowałoby, że w tym momencie skończylibyście czytać ten artykuł. Podam więc własną. Uwaga! Dobra wielozadaniowość jest wtedy, gdy robiąc kilka rzeczy na raz po kawałku, czas ich wykonania jest taki sam jak w warunkach jednozadaniowości tj. gdybyśmy po zakończeniu jednego zadania zaczynali drugie i tak po kolei.
Możliwa do osiągnięcia jest również taka wielozadaniowość, gdzie szybciej wykonamy wszystkie prace niż zrobilibyśmy to pracując po kolei. Wynika to z mniejszego zmęczenia jakimś szczególnie długim i trudnym zadaniem poprzez podzielenie go na etapy. To już jest jednak Olimp zarządzających czasem, choć warto do tego dążyć.
Najczęściej jednak zdarza się tak, że „przełączanie” się pomiędzy różnymi zadaniami marnuje nam bardzo dużo czasu. Wyobraźmy sobie taką sytuację. Przygotowujesz bardzo ważny raport dla swojego szefa. Siedzisz nad nim już prawie godzinę i zostało Ci jeszcze dużo pracy. I w tym momencie – telefon… dzyń , dzyń … odbierasz. To była jakaś drobna rzecz, która generalnie zajęła Ci 3 minuty. Czy aby na pewno?
Według badań potrzeba aż 15-20 minut, by znowu wskoczyć na 100% swojego zaangażowania i efektywności. Te 3 minuty kosztowały Cię tak naprawdę od 18 do 21 minut. A co się dzieje, gdy temu podobny „przeszkadzacz” masz co 10-15 minut? Wtedy w ogóle nie wchodzisz na 100% swojej efektywności. Krążysz wokół połowy swoich możliwości, a w końcu zabierzesz pracę do domu, bo tam masz spokój.
Zastanów się przez chwilę co Ciebie wybija z rytmu i czy masz na to wpływ? Nie, nie za godzinę, zastanów się tu i teraz…. rozpraszają mnie współpracownicy… Jolka wchodząca bez pukania i rzucająca na moje biurko jakieś papiery… włączyłem radio, była fajna muzyka ale teraz leci coś nie do zniesienia, więc odrywam się od zajęć, przełączam… odgłos przychodzącego sms-a… potem kolejna nowa wiadomość w skrzynce…. dzwonek telefonu, czasem kilku na raz…. a mogłem wyciszyć komórkę… co jeszcze?
A teraz spróbuj wykluczyć lub zminimalizować skutki złej wielozadaniowości. Poprowadzę Cię trochę za rękę przez pierwsze przemyślenia.
Po pierwsze pamiętaj zaczynać najważniejsze zadania jako pierwsze w ciągu dnia, kiedy Twój umysł jest wypoczęty.
Zorganizuj sobie 2-3 spokojne godziny dziennie, kiedy będziesz eliminować lub ignorować możliwie wiele „przeszkadzaczy”. Jeżeli się nie uda od razu, zacznij od 1 „złotej” godziny z wyciszonymi lub wyłączonymi wszelkimi „powiadomiaczami”, zero dzwonków. Z tym, że wtedy uprzedź o tym swojego partnera, bo może to opacznie zrozumieć.
Po trzecie podziel sobie duże zadania na sensowne etapy. Nasz wielki mistrz w chodzie na 50 kilometrów Robert Korzeniowski zwykł mawiać w wywiadach, że nigdy nie przeszedłby 50 km w jednym kawałku, bo ogrom tej odległości mentalnie by go załamał. On zwyczajnie szedł 5 razy po 10 km aż osiągał metę.
Jeżeli masz krótsze prace, to postanów, że nowe zadanie zaczniesz dopiero wtedy jak skończysz stare. Skończ z robieniem kilku rzeczy na raz, jeżeli nie masz harmonogramu. To się po prostu nie opłaca. Skakać bez planu możesz na kwiecistej łące, jak już skończysz z zadaniami.
Koniecznie zrób jakąś zmianę już od jutra. Jaką? Najłatwiejszą do przeprowadzenia dla Ciebie.
Koniecznie, bo zła wielozadaniowość to nie tylko strata czasu i pieniędzy. Ona doprowadza ludzi do wielu frustracji i nerwów, a tego przecież wszyscy chcemy uniknąć. Świat i bez tego nie jest łatwy do ogarnięcia. Nie dokładajmy więc sami sobie.
Czyli jeszcze raz:
Gdzie w Twoim życiu są momenty złej wielozadaniowości?
Jak możesz temu przeciwdziałać?
Co możesz wdrożyć już od jutra?
A dziś i od razu bardzo Cię o coś proszę. Daj mi znak, że moje „pomaganie” w zarządzaniu czasem ma sens. Polub ten artykuł, wyraź swoją opinię. Życzę Ci miłego dnia i gorąco pozdrawiam.
Bardzo podobał mi się ten artykuł .
Czekam niecierpliwie na kolejne praktyczne informacje zastosowania GTE .
Jolu,
już niedługo kolejne artykuły