Jak zarządzać sobą w czasie? Metoda ABC

Jak zarządzać sobą w czasie? Metoda ABC

Analiza ABC to prosty i praktyczny pomysł na to, jak posegregować swoje zadania, aby zająć się realizacją tych, które faktycznie powinny zostać zrealizowane, bo dzięki nim osiągniemy zysk, wartość. To skuteczny sposób zarządzania czasem, aczkolwiek jeden z wielu. Listy zadań można tworzyć na wiele sposobów – wybór zależy od tego co dla Ciebie będzie wygodne i komfortowe.

Metoda ABC opiera się na zasadzie Pareto, mówiącej że w wielu sytuacjach 80% konsekwencji wypływa z 20% przyczyn. Oczywiście stosunek 80 do 20 jest dość umowny i nie działa z idealną precyzją.

Dla przypomnienia – wróć pamięcią do ostatniego zebrania w firmie. Czy nie było tak, że podjęcie na naradzie ok. 80% decyzji zajęło ok. 20% czasu narady. No właśnie.

 

Kartka papieru i zaczynamy zarządzanie czasem

Sięgnij po kartkę papieru i stwórz na niej 3 kolumny: A, B i C. W każdej z nich będziesz zapisywać swoje aktualne zadania. Nie porywaj się od razu na dużą skalę czasu. Zacznij od zapisywania zadań tych najbliższych, na dziś i jutro. Z czasem, gdy już opanujesz tę metodę, będziesz stosować ją w dłuższych odcinkach czasu.

Wpisuj swoje zadania, nadając im odpowiedni priorytet A, B, lub C. Co powstanie na koniec? Trzy odrębne grupy zadań o określonej wadze, która będzie determinowała kolejność ich wykonywania.

Grupa A – to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one około 20% wszystkich działań, jednak wpływają aż na 80% wydajności. To zadania, które musisz wykonać

Grupa B – to zadania ważne, ale nie priorytetowe, których wykonanie częściowo, jeśli istnieje taka możliwość, możesz zlecić np. innemu członkowi zespołu. Są to zadania, które powinny zostać wykonane.

Grupa C – to zadania mało ważne, których realizację możesz odłożyć na później lub bez obawy delegować innej osobie np. potwierdzenie rezerwacji sali konferencyjnej. To zadania, które możesz wykonać, ale dopiero po wykonaniu A i B.

Istnieją konkretne reguły, które mówią, jak klasyfikować zadania do kategorii. Ja radzę po prostu chwilę się zastanowić, co się stanie, gdy zadanie nie zostanie wykonane. Warto też pomyśleć co zyskamy gdy wykonamy konkretne zadanie. Innymi słowy, dokonaj swoistej selekcji swoich działań. Po sporządzeniu swojej listy zadań najgorsze co możesz zrobić, to odłożyć ją w otchłań innych papierów. Pamiętaj – ona ma żyć, należy do niej zaglądać, nanosić poprawki oraz kontrolować , w jakim stopniu udaje Ci się realizować zadania. Dopiero wtedy Metoda ABC zadziała.

Dziękuję, że poświęciłeś swój czas na lekturę tego artykułu i jednocześnie bardzo gorąco zapraszam Cię do zapisu na mój newsletter. Pole do zapisu znajdziesz poniżej.

1 komentarz

  1. Dzięki za szczegółowe opisanie metody. Muszę w nowym roku spróbować ją wdrożyć. Pozdrawiam

    Odpowiedz

Przeœlij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>