Jak zarządzać czasem? Metoda ALPEN

Jak zarządzać czasem? Metoda ALPEN

Metoda ALPEN to prawdziwy klasyk zarządzania czasem. Jest prosta, efektywna a jej wdrożenie i stosowanie zajmuje niewiele czasu.
Jest to jeden ze sposobów w zarządzaniu czasem, stosowany do przygotowania planu i harmonogramu dnia. Jego użycie wymaga konsekwencji, gdyż konieczne jest systematyczne jego stosowanie na początku każdego dnia. Warto znaleźć rankiem 15 minut, aby zatrzymać się na chwilę, by zrobić generalny ogląd sytuacji i pozbierać najważniejsze informacje.
Nazwa ALPEN – to akronim od niemieckim słów, które z Alpami nic wspólnego nie mają, ale układa się w miłe dla ucha słowo.

 

Zaczynamy szusowanie po stokach ALPEN

A – (Aufgaben)
Zrób listę swoich aktywności, zadań czy planowanych spotkań przewidzianych na dany dzień. Dla ułatwienia możesz pogrupować razem powiązane zadania np. wykonywanie telefonów. Dobrze jest stworzyć sobie na własny użytek jakiś kod i na przykład przy każdym zadaniu, które jest spotkaniem dodawać literowe oznaczenie „S”. Jeżeli już używasz jakiejś listy zadań, którą uzupełniasz na bieżąco, wystarczy jej przejrzenie i uzupełnienie o zadania, które nie są uwzględnione, bo pojawiły się przed chwilą. Ok, mamy wypisane wszystkie sprawy i nawet jeśli jest ich dużo, dzień stał się bardziej przejrzysty, prawda? A ty masz pełną świadomość swoich planów.

L – (Länge schätzen)
Oszacuj czas trwania poszczególnych zadań i zsumuj ten czas. W praktyce to oznacza, aby przypisać każdemu zadaniu wartości minutowe/godzinowe. Staraj się zrobić to realnie. Jeżeli masz stworzyć ofertę dla klienta i pamiętasz, że poprzednia skuteczna oferta zajęła Ci 2 godziny, to nie planuj na to zadanie 30 minut, bo albo je przełożysz albo… oferta będzie kiepska.

P – (Pufferzeiten einplanen)
Teraz, mając już obliczony czas – zaplanuj swój dzień. W praktyce chodzi o to, żeby zaplanować jedynie 60% czasu do dyspozycji, czyli np. 5 godzin z 8 godzinnego dnia pracy, w tym różne przerwy i pauzy. Pozostałe 40% traktuj jako rezerwę na sprawy nieprzewidziane – może to być też Twoja przestrzeń kreatywności. Trzymając się tej zasady 60/40 jedną pozytywną rzecz zauważysz od razu – pozbędziesz się stresu. Jeżeli zaplanujesz każdą minutę, bez rezerwy, Twój dzień będzie bardzo frustrujący. Praktycznie nie musisz się trzymać dokładnie owych 40%. Jeżeli Twój przeciętny dzień jest przewidywalny i z reguły pojawia się w nim mało nagłych sytuacji, być może zdołasz zaplanować nawet 80% czasu. Z drugiej strony na przykład, jeżeli Twoje zadania polegają głównie na obsłudze klientów i nie wiadomo ilu ich do Ciebie przyjdzie, zaplanuj tylko 30% czasu. Oczywiście istnieje ryzyko, że tak duża rezerwa nie będzie w danym dniu potrzebna. Nie szkodzi, zawsze możesz się zająć działaniami, które były w planie dopiero jutro, możesz zrobić porządki albo zastanowić się nad jakimiś nowymi projektami.

E – (Entscheidungen treffen)
Masz już całą listę zadań. Teraz wyznacz im priorytety i deleguj działania, stosując Macierz Eisenhowera lub Metodę ABC. Priorytetyzacja pozwala skupić się na najważniejszych zadaniach, czyli tych, od których najbardziej zależy ogólny sukces. Na tym etapie dobrze jest wpisać swoje zadania do kalendarza.

N – (Nachkontrolle)
Kontroluj realizacje i postęp prac. Odhaczaj co zostało zrealizowane, a rzeczy niezrealizowane w danym dniu przenieś na kolejny termin. W praktyce zajmuj się tym etapem na koniec dnia pracy – to oczywiste. Można też połączyć to z planowaniem dnia następnego.

Planując według Metody Alpen należy pamiętać o każdym z powyższych punktów. To naprawdę nie jest zbyt problematyczne, a z czasem stanie się dla Ciebie automatyczne. Będzie to kolejny pozytywny nawyk, dzięki któremu pozbędziesz się stresu związanego z nadmiarem niewykonanych zadań.

Dziękuję Ci, za poświęcony czas na przeczytanie tego artykułu, gratuluję jeśli dotarłeś aż tutaj :-) Jeśli był on dla Ciebie przydatny, to gorąco zachęcam Cię do zapisania się na mój newsletter – poprzez pole umieszczone poniżej. Proszę Cię także o „polubienie” mojego bloga na Facebooku – bardzo mi na tym zależy i z góry Ci za to dziękuję :-)

4 Komentarze

  1. Ciekawa metoda, spróbuję ją wykorzystać :)

    Odpowiedz
    • Kate, Trzymam kciuki! Robienie pierwszego kroku to podstawa

      Odpowiedz
  2. Świetna metoda napewno wykorzystam w praktyce :-)Zasada 60/40 stosuje i polecam przetestować :-)

    Odpowiedz

Przeœlij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>