Napisał do mnie czytelnik:

„Może mógłbyś napisać coś na portalu o temacie „zaawansowane używanie list” dla tych co list już używają, nie widzą  już innej metody działania a rozrośnięte i mnogie listy ( a dokładnie ich przeglądanie) zaczyna człowieka terroryzować. Może trochę przesadzam ale na pewno znana Ci jest taka sytuacja. Stanisław”

Oczywiście, że znana. Ze swojego doświadczenia i moich klientów. Na moich listach zadań jest prawie 150 rzeczy, kilkanaście projektów. Jest więc co przeglądać.

 

Zarządzasz zadaniami > 100? Podziel listy

Może zacznijmy od podstaw. Moim klientom zalecam mieć podstawowe listy typu: „Dziś”, „Do zrobienia”. Na początku to wystarcza, ale z czasem lista „Do Zrobienia” rozrasta się i jest tam z 50, a czasami nawet i 200 rzeczy…

Co można z tym fantem zrobić? Po pierwsze warto wtedy listę „Do zrobienia” podzielić ze względu na kontekst spraw. Na przykład: zawodowe, prywatne, zdrowie, telefony, dom, etc… Chodzi o to by zgrupować podobne rzeczy w jednym miejscu ze względu na miejsce, treść, czy grupę zadań.

Dodatkowo możemy zrobić oddzielne listy na projekty, które realizujemy. Dla mnie projekt to rzecz, która ciągnie się dłużej niż tydzień i zawiera około 5 czynności. Jeśli tak nie jest, to poszczególne rzeczy wpisuję po prostu na listę ogólną.

Zalecam by nie tworzyć zbyt dużo list, bo wtedy zaczniemy się w nich gubić. Wydaje mi się, że optymalna ilość list to maksymalnie 7, jednak to zależy od każdego człowieka indywidualnie.

Natomiast ilość prowadzonych projektów może być bardzo duża w zależności od funkcji w organizacji. W tym przypadku polecam stworzenie sobie listy „Wszystkie projekty”, by mieć wszystko w zasięgu ręki i oka.

 

Listy podzielone – zmień sposób przeglądania

Choć podzieliliśmy te listy na mniejsze, to i tak ilość zadań pozostała taka sama, czyli duża. Przeglądać je codziennie? To może sterroryzować człowieka jak pisze Stanisław. Oto moja propozycja.

Byśmy wiedzieli i czuli, że listy żyją i mają się dobrze potrzebujemy je przejrzeć co jakiś czas. Natomiast każdą listę można przeglądać z różną częstotliwością w zależności od potrzeb.

Warto wdrożyć tygodniowy przegląd list, który polega na przejrzeniu wszystkich list. Poświęcamy wtedy więcej czasu i koncentracji po to, by w ciągu tygodnia mieć święty spokój. W czasie przeglądu decydujemy po pierwsze, na czym w danym momencie chcemy się skupić, na jakich projektach i zadaniach (tzw. kamienie milowe/tygodniowe lub cele tygodniowe). Po drugie tworzymy listę tygodniową. To znaczy ze wszystkich list przepisujemy zadania na jedną tygodniową listę. Kolejność robienia list zależy od tego jak Ci wygodnie je sporządzić. U mnie kolejność wybiera się sama w zależności od sytuacji. Jeśli wiem na czym chcę się skupić, to od razu robię kamienie tygodniowe, a jeśli nie wiem to najpierw przeglądam zestaw zadań.

Dzięki takiemu podejściu mamy kilka benefitów:

1. W ciągu tygodnia przeglądamy tylko jedną listę tzw. tygodniową z ograniczoną ilością zadań w porównaniu do wszystkich list. Oszczędzamy sobie stresu i czasu.

2. Dzięki przeglądowi tygodniowemu odświeżamy zadania na listach, odświeżamy naszą pamięć o nich, odzyskujemy kontrolę. Jeśli ominiemy tygodniowy przegląd jest spora szansa, że nasz umysł nie będzie ufał temu, co jest na kartkach i będzie podrzucał co rusz zadanie do zrobienia, a z drugiej strony będzie poddawał w wątpliwość to co mamy aktualnie do zrobienia. Przez to może zwiększyć się odwlekanie i stres.

3. Mamy wyznaczone kamienie tygodniowe i wiemy na czym mamy się skupić.

 

Koncepcja listy „Przejrzę …. (data) „

Jeśli dalej mamy sporo zadań i część z nich mamy do wykonania za miesiąc , za dwa itd.. Warto wtedy stworzyć listę „Przejrzę” z datą. Skoro wiemy, że pewne rzeczy muszą poczekać, albo po prostu nie chcemy się nimi zajmować przez najbliższe 2-3 miesiące, to po co je przeglądać co tydzień. Przenieśmy je na oddzielną listę i zaoszczędźmy sobie czasu podczas przeglądu tygodniowego.

 

Metoda na rozrastanie się list

Jeśli mamy w nawyku zapisywać wszystko co mamy do wykonania, wszystkie nasze pomysły itd., to w efekcie nasze listy mogą bardzo się rozrosnąć. Często jest też tak, że trudno coś wykreślić, bo przecież może kiedyś będziemy chcieli to zrobić. Do tego, jakże emocjonalnego podejścia, są dwa rozwiązania:

1. Lista „Kiedyś”. Skoro może kiedyś będę chciał to zrobić, to przenieśmy to na ogólną listę Kiedyś , którą będę przeglądał Kiedyś. Z jednej strony listy ogólne zmniejszają swoją objętość, a z drugiej nie wykreślamy zadania. Trochę jak zjeść ciastko i mieć ciastko.
2. Przy zadaniach wstawiaj daty, by wiedzieć kiedy dane zadanie powstało. Jeśli jakieś zadanie na liście jest od 3 miesięcy, a ciągle nie jest zrobione, to może warto spojrzeć sobie oczy i przyznać się, że tak naprawdę nie masz ochoty tego zrobić, więc warto to skasować.

Minusem powyższego rozwiązania jest dużo przepisywania pomiędzy listami jeśli używamy kartki i długopisu. Ale czy na pewno? Tak naprawdę te trochę pracy i czas poświęcony na  tworzenie listy tygodniowej, a potem dziennej  poprzez przepisywanie jest pomijalnie mały w stosunku do tworzenia tych list.

Wielkie listy, ogrom zadań i mnogość projektów to prawdziwe wyzwanie systemowe z jednej strony, a z drugiej wymagające indywidualnego podejścia. Często nie udaje się podążanie utartymi, książkowymi schematami. Zdarzało mi się przegadać z klientem niejedną godzinę po to, aby wniknąć w charakter jego pracy, zanim razem znaleźliśmy właściwy system, który uporządkował mu zarządzanie zadaniami. Bo na końcu profesjonalnie przeprowadzonej analizy zawsze czeka właściwe rozwiązanie.

Jestem pewien, że już masz jakieś przemyślenia dotyczące tego artykułu i koncepcji używania list zadań. Zachęcam i bardzo proszę – podziel się nimi w komentarzu. Chętnie odpowiem na Twoje pytania.