Każdy pojedynczy szanujący się manager i każdy, choćby najmniejszy zespół, wie, że zarządzanie zadaniami jest tym fragmentem fundamentu, który trzeba położyć, aby osiągnąć wyznaczone cele i sukces. Ta prosta zależność pomiędzy umiejętnym zarządzaniem zadaniami a osiągnięciem celu, to dla biznesmena – oczywistość. To dlatego w tak błyskawicznym tempie przyjęły się i są wręcz wymagane jak znajomość obsługi komputera – różnego rodzaju listy działań i zadań w czasie.

Zrozum mnie dobrze – tu nie chodzi o to czy masz, czy nie masz głowy do zapamiętywania różnych spraw do zrealizowania. Tu chodzi o relację: dobre zarządzanie zadaniami = osiągnięcie wyznaczonego celu.

Zarządzaj zadaniami

Czyli planuj, zarządzaj swoimi zadaniami, rozdzielaj zadania między pracowników. Sprawdzaj i kontroluj postęp i cele. Miej na uwadze koszty i zużycie czasu. Ewidencjonuj czas pracy na każde zadanie.

Najczęściej spotykanym w praktyce, w firmach jest czteroetapowy model zarządzania zadaniami:

1. Na bieżąco gromadzisz zadania do wykonania.
2. Systematycznie klasyfikujesz je pod katem ważności i pilności i porządkujesz.
3. Wykonujesz zadania.
4. Serwisujesz swój system zarządzania zadaniami

Jaki system? Masz wiele rozwiązań do wykorzystania podanych na tacy. Ja polecę tutaj dwa:

Nozbe – http://www.nozbe.com  -> polecam bo to polski produkt oparty o metodologię GTD!

Trello – http://trello.com -> obecnie używam tego systemu, bo jest bardzo prosty, intuicyjny i wizualny

Pamiętaj, że niezależnie od sposobu zarządzania swoim czasem, czy to będzie Getting Things Done, Zen To Done, czy po prostu lista zadań – w każdym podstawą jest zapisanie każdej sprawy, którą chcemy się zająć – chyba, że jej realizacja zajmuje mniej niż dwie minuty.

Wolę papier od aplikacji

Nie widzę problemu – pisz na papierze. Ja tak robiłem przez wiele lat, a i z moimi klientami zaczynam od kartki papieru i długopisu. Najważniejszy jest nawyk używania, a narzędzie to już drugorzędna sprawa.  Poza tym niektóre osoby lepiej się czują mając kontakt z prawdziwą materią i być może jesteś jedną z nich. Kolejną zaletą zwykłego notesu jest czas dostępu – po prostu wyjmujesz go i możesz korzystać. Wada tego rozwiązania wyjdzie na jaw, gdy zechcesz uporządkować sprawy na swoich listach – wtedy czeka Cię przepisywanie. Pocieszę Cię jednak, że elektronika wspierająca zarządzanie czasem też ma swoje plusy i minusy. I to dokładnie odwrotne do papieru. Czyli dla niektórych jest zbyt wirtualna, trzeba czekać na jej uruchomienie, za to łatwo jest porządkować sprawy.

Jeśli do tej pory nie używałeś/aś niczego, to po prostu użyj kartki i długopisu. A potem możesz poeksperymentować z różnymi rozwiązaniami i wybrać spośród nich taki zestaw narzędzi, który najlepiej będzie Ci się sprawdzał i będzie dla Ciebie wygodny.

Najprostszy system – jak wygląda?

Polecam na początek stworzyć dwie listy zadań:
„Do zrobienia” to ogólna lista rzeczy, na której trzymasz wszystkie zadania do zrobienia.
„Dziś” – tworzysz ją  każdego ranka, gdzie przepisujesz zadania z listy „Do zrobienia”.

Na liście „Do zrobienia” zapiszesz bardzo dużo rzeczy i w związku z tym ciężko jest pracować z taką listą w ciągu dnia. Przypomnij sobie kiedy ostatnio byłeś/aś w supermarkecie i chciałeś/aś na przykład kupić jeden szampon z 40 stojących na półce. Ciężki wybór prawda? (no chyba, że zawsze bierzesz tą samą markę). Podobnie jest z listami. Lepiej sobie ułatwić życie i rano zdecydować co chcesz zrobić w ciągu dnia. A potem masz już z górki…

Mam nadzieję, że wdrożysz w życie przynajmniej część z tych porad. A jeśli masz jeszcze jakieś dodatkowe pomysły, jak zarządzać zadaniami, to koniecznie napisz o tym w komentarzu. Jeśli porady Ci się podobają, proszę kliknij “Lubię to” i polecaj ten artykuł swoim znajomym. Z góry Ci za to dziękuję.

Warto przeczytać:

Jak zarządzać zadaniami – zaawansowane używanie list zadań Jak zarządzać sobą w czasie: Prawo Parkinsona Jak zarządzać sobą w czasie? Metoda ABC