W tekście wielokrotnie używany jest skrót GTD- [Getting things done (doprowadzanie roboty do końca)- metoda wymyślona przez Davida Allena.]
7 września 2012 roku David Allen był w San Francisco na serii seminariów „jak sprawić żeby to co robimy przynosiło efekty”. Była to kontynuacja jego bestsellerowej książki „Getting things done”. Po seminarium udzielił wywiadu magazynowi Xconomy:
Xconomy: Przeczytałem Twoją książkę „Getting things done ”, jednak było to ponad 10 lat po jej wydaniu. Czy nie myślałeś aby ją zaktualizować ?
David Allen: Nie, książka działa, niezależnie od czasów.
X: To co miałem na myśli to fakt, że w dzisiejszych czasach ilość i szybkość z jaką zostają przekazywane informacje jest nieporównywalna z przeszłością – głównie z powodu maili i Internetu. Ostatnio w New York Times sam napisałeś że „toniemy w coraz większej ilości informacji”.
David Allen: Nasze potrzeby się zwiększyły, natomiast zasady pozostały takie same. To co się zmieniło to tok myślenia – już nie myślimy „fajnie to mieć’ tylko „muszę to mieć”. Jeżeli chcesz pewnie poruszać się w obecnym świecie i zoptymalizować swoją energię i kreatywność, musisz wszystko robić szybciej, a ponadto musisz tego robić więcej. Metoda GTD to nie jest przełomowe oprogramowanie, które nagle zdobyło milion użytkowników. Nie jest to coś co zmienia się w ciągu jednej nocy. Jednak każdy tego potrzebuje. Każdy kto nie potrafi skupić się na więcej niż na jednej rzeczy, powinien nauczyć się lepiej zarządzać swoimi zadaniami. Jeżeli pamiętasz o wszystkim używając tylko swojej głowy, to źle zarządzasz swoim czasem.
X: Mnie osobiście bardzo irytują maile. Przeciętna ilość mali którą dziennie otrzymują pracownicy biurowi wynosi 125, a w ciągu roku ta liczba wzrasta średnio o 15%. Czy myślisz, że Twój system jest w stanie poradzić sobie z ciągle narastającą ilością maili?
David Allen: Ale co on miałby robić? Maile miałyby nie przychodzić? Albo narastać do takiej ilości, której już zwyczajnie nie da się przeczytać? Co sugerujesz?
X: Po prostu wydaje mi się ze taka ilość maili stwarza możliwość wprowadzenia jakichś innowacji.
David Allen: Widzisz, i tutaj można znowu odbić piłeczkę. Czy GTD jest dla osób indywidualnych czy dla organizacji? GTD jest stworzone dla potrzeb komunikowania się i obcowania z innymi osobami indywidualnymi. Jeżeli byłbyś ostatnią osobą na ziemi, nie potrzebowałbyś GTD. Potrzebujesz tego jedynie do zarządzania swoimi kontaktami z innymi ludźmi. GTD to również praca z projektami w biznesie, z listami zadań, zarządzanie sobą w czasie. W tym wszystkim chodzi o sposób w jaki radzisz sobie z tymi wszystkimi połączeniami. Jeżeli usprawnisz każde z nich, to wszystkie znajdą się na wyższym poziomie. Wszystkie maile, które dostajesz reprezentują takie połączenia. Jeżeli pozwalasz sobie na to aby mieć aż tyle połączeń, to czy uda ci się uporać z każdym z nich? Jeżeli nie chcesz, aby zawracały ci głowę bardziej niż sobie na to zasługują, nie zajmuj się nimi. Innymi słowy – jeżeli nie będziesz poświęcał więcej swojego czasu na maile, które na to nie zasługują, nie zajmą cię one bardziej niż jest to konieczne. Umysł nie ma nieskończonej ilości miejsca, nie jest w stanie pomieścić wszystkiego. Po prostu tak się nie da. Musisz albo obniżyć swoje standardy albo nauczyć się szybciej pisać na klawiaturze.
X: Zgadzam się, ale czy nie zdarzyło ci się kiedyś, że po opróżnieniu całej skrzynki i odpowiedzeniu na wszystkie maile, po ponownym zalogowaniu się dostałeś 100 kolejnych odpowiedzi od osób, którym przed chwilą odpowiedziałeś?
David Allen: Oczywiście że tak. Ale to moja praca, na tym to polega. To tak jakby narzekać za każdym razem kiedy trzeba odebrać telefon, gdy pracuje się w callcenter. To dość śmieszne.
X: Tak, ale czy kluczowy pytaniem nie powinno być: czy w ogóle chcesz wykonywać taką pracę?
David Allen: No cóż, równie dobrze mógłbym zadać pytanie: od kiedy odpowiadanie na cokolwiek stało sie twoim zadaniem? Wszystko może nim być. Po prostu musisz się zdecydować co jest twoją praca. Jak to świętej pamięci Peter Drucker powiedział – twoim największym zadaniem jest to aby zdefiniować jaką masz pracę. Stwierdzenie że „muszę zrobić wszystko co pojawi się na mojej drodze” jest już nieaktualne, już nie musisz, a nawet nie bardzo możesz, sorry. Musisz dokonać selekcji np. porozmawiać ze swoim przełożonym. Będziesz musiał pojawić sie na tej rozmowie wraz z listą wszystkich obowiązków, które ona/on zlecił ci wykonać. „Wow, dzięki za te wszystkie nowe obowiązki, możemy pogadać? Bo szczerze mówiąc to nie dam rady im wszystkim podołać”. Takie rozmowy są potrzebne.
X: Poza tym, zmusi cię to, do częstszego bycia asertywnym. Z czym pewnie większość ludzi ma problem, a ja jestem tego doskonałym przykładem, czuję się niekomfortowo mówiąc nie.
David Allen: Dokładnie. Jeżeli nie możesz czegoś zrobić teraz, pamiętaj o tym aby odmówić. Wszystko jest do zrobienia „kiedyś”, „może” z założenia. Takie słowa są zawsze do połowy pełne. Nie możesz robić więcej niż jedną rzecz naraz. Więc albo możesz czuć sie naprawdę źle z tymi wszystkimi obowiązkami, którym musisz podołać w tym samym czasie, albo możesz czuć sie dobrze robiąc tylko jedną rzecz, ale taką, którą naprawdę musisz zrobić, nawet mimo tego ze mógłbyś robić o wiele więcej.
X: Przytoczę ci pewien cytat z naszego ostatniego wywiadu z 2006 roku. Powiedziałeś wtedy: „gdybym miał miliard dolarów, stworzyłbym takie urządzenie, które pod koniec tygodnia przypominałoby o spotkaniach i wyjazdach, oraz podsumowywało co muszę zrobić w przyszłym tygodniu. Generowałoby pytania na podstawie wprowadzonych informacji, np. „Jedziesz do Nowego Jorku. Czy mam zarezerwować bilety do teatru?” To mnie bardzo zaciekawiło, ponieważ często powtarzałeś, że tego typu program jest najtrudniejszy do stworzenia. Co dzieje się w tym temacie?
David Allen: To tylko nędzny schemat tego jak powinien ten program wyglądać w praktyce. Powinien on bazować na mapach. Pierwszą z nich jest mapa „rzeczy, na które powinieneś zerknąć raz w tygodniu”, kolejną jest mapa „tematów, które muszę poruszyć z moim szefem”. Tak samo, automatycznie powinny się tworzyć mapy domyślnych pytań związanych z aktualnymi wydarzeniami w twoim życiu. Dodatkowo, po przyjściu ze spotkania, kiedy chcesz oczyścić swój umysł, powinieneś wcisnąć „przycisk”, za to odpowiedzialny – a cała wiedza i tak znajdowałaby się w tym programie. Również powinny się tam pojawić pytania, które powstały wskutek tego spotkania.
Będziesz mógł patrzeć na wszystkie połączenia między danymi sprawami i sam oceniać jak bardzo są one ważne i ile czasu na nie potrzeba. Dodatkowo w ten sam sposób będziesz mógł zarządzać swoimi mailami, przy których automatycznie pojawi się informacja z jaką sprawą czy pytaniami są one związane. Przy pracy nad projektem, będzie możliwość ustawienia automatycznego przypomnienia, które pojawi się na ekranie – przy okazji będzie można w ten sposób szybko wprowadzać poprawki i pytania do danego projektu. Będziesz mógł również jednym ruchem ręki pozbyć się niechcianego projektu, albo przedłużyć jego trwanie. Co więcej połączenia z wszystkimi dokumentami i spotkaniami związanymi z danym projektem będą przy nim widoczne. Jednym słowem, wszystko czego potrzebujesz do dobrej pracy i komunikacji będzie widoczne na twoim ekranie.
X: To brzmi trochę jakbyś planował „ożywić” wszystkie dotychczasowe listy i tabele z GTD.
David Allen: Dokładnie. Nie tyle chcę dać im życie, ale spersonalizować do danej osoby i do chwili w której się znajduje. Będzie można wprowadzać tyle szczegółowych informacji ile się będzie chciało. Połączenia, informacje, alerty – wszystko będzie się wyświetlało tak jak zadecydujesz.
X: Więc możemy spodziewać się tego w twoim nowym projekcie?
David Allen: Oczywiście. To będzie jego część. Oczywiście jeżeli mielibyśmy w zamiarze stworzenie już tego docelowego produktu, to na samym początku musielibyśmy się mocno gimnastykować żeby wypromować tak unikalny produkt, a to jest bardzo trudne. Jak zdobyć target? Jesteśmy właśnie na etapie obmyślania takiej strategii.
X: Intuicja podpowiada mi, że w związku z tym jak nasze myślenie na temat oprogramowania stało się postępowe, pewnie obmyślasz w jaki sposób można byłoby to wszystko razem „zapakować” i wprowadzić do naszych urządzeń przenośnych. Wystarczy spojrzeć na to, z jaką łatwością możemy przewijać informacje jednym dotykiem palca. Dzięki temu można w końcu myśleć o tym aby cały system GTD został przeniesiony na smartfony i tablety.
David Allen: Ale to w dalszym ciągu przenoszenie informacji. Stąd też moje spostrzeżenie, ze nic przełomowego nie zostało wprowadzone. To tylko ułatwiło nam sposób w jaki możemy zarządzać danymi. Nic w tym przełomowego. Problem z technologią polega na tym, ze wciąż daje nam nadzieję na to, że będzie to można zmienić i ulepszyć. Jednak jest niemożliwe z tego względu, że każdy z nas ma inne zachowania, każdy jest indywidualny. Mogę dać ci program, mogę go nawet zainstalować. Jednak to ty będziesz musiał go rozpracować i dostosować do swoich potrzeb.
X: Hm, zatem jeżeli okazałoby się, że mały notesik zamontowany w portfelu wystarczyłby do pamiętania o wszystkich ważnych rzeczach i planach, to wtedy zaprzestałbyś poszukiwań nowych technologii?
David Allen: Tak, jeżeli celem byłoby wyłącznie maksymalizowanie i optymalizowanie naszej produktywności, wtedy byśmy przestali. Jeżeli jednak jesteś zainteresowany innymi aspektami życia to wtedy poszukiwania trwają nadal. Gdyby udało nam się utworzyć inteligentny system który podpowiadałby co warto obejrzeć gdzie i dlaczego, a do tego wbudowalibyśmy tam programy edukacyjne, a całość byłaby łatwa w obsłudze, to byłoby idealne rozwiązanie. Urządzenie byłoby na tyle proste i intuicyjne że bałagan który mamy na naszych domowych komputerach gdzie zalega dosłownie wszystko, byłby przeszłością.
Myślimy o efekcie końcowym na dużą skalę, jednak nie wiem ani kiedy, ani czy w ogóle ten pomysł zostanie wprowadzony w życie. Najpierw musimy ustalić gdzie znajdują się dziury, które musimy załatać.
źródło: gtdtimes
