Prędzej czy później zetkniesz się z tym w jakimś biurze. Nowy nurt organizacji pracy w firmach – „Activity Based Working ”, wywołuje dzisiaj niemałe emocje wśród kadry zarządzającej. I wcale niemniejsze wśród pracowników. Tak naprawdę mało kto wie na czym dokładnie polega i jak go „ugryźć”, czyli sensownie wdrożyć. Jak to zwykle bywa w takich momentach jesteśmy pełni obaw, przed tym, że znienacka zostanie wprowadzony w naszej firmie. Tym bardziej, że ogólnie wiadomo o ABW głównie to, że… koniec z własnym biurkiem, stanowiska pracy maja być wspólne, a większość ludzi kojarzy ten system jako nowa odmianę open space’a.
 

Czy bać się Activity Based Working?

Wszystko zaczęło się od książki: „The Demise of the Office”, czyli w wolnym tłumaczeniu – „Upadek biura”. Jej autor, Eric Veldhoen, zaproponował nową koncepcję środowiska pracy  „Activity Based Working” .

W skrócie chodzi w niej oto, aby wziąć następujące składniki: system IT, ludzkie zachowania, stanowiska pracy, swoje cele biznesowe, zaufanie do pracowników oraz, co oczywiste, chęć zmiany. Następnie zanalizować, zmieszać i połączyć te 5 elementów i już mamy gotowe najproduktywniejsze środowisko pracy, jakie kiedykolwiek wymyślono.  W aspekcie aranżacji biura oznacza to tyle, że mamy do czynienia z  wariantem elastycznego modelu pracy, gdzie pracownicy wymieniają się na swoich stanowiskach pracy i mają możliwość wyboru miejsca wykonania konkretnych zadań.

Dla nikogo nie jest tajemnicą, że pracownicy w czasie swojej pracy w biurze wykonują wiele różnych aktywności, które można przypisać do różnych kategorii:

• zadania wymagające komunikacji (spotkania formalne i nieformalne, burze mózgów, rozmowy telefoniczne)
• zadania wymagające koncentracji (zadania o wysokim poziomie skomplikowania wymagające pracy w odosobnieniu oraz ciszy)
• zadania administracyjne (komunikacja mailowa)

Według koncepcji ABW biuro powinno być zaprojektowane tak, aby zapewnić w nim strefy pozwalające na realizacje tych aktywności. Oznacza to, że muszą znaleźć się w nim miejsca ułatwiające komunikację, czyli strefy spotkań formalnych i nieformalnych, pokoje do pracy koncepcyjnej, czy strefa socjalna. Część biura ma być przeznaczona na pracę administracyjną, czyli codzienne obowiązki poszczególnych pracowników. Stąd idea desk-sharing, czyli biurek dzielonych pomiędzy zatrudnione w firmie osoby.

Activity Based Working wymaga podejścia procesowego

Nie jest to więc rozwiązanie podane na tacy i łatwo osiągalne. Przeciwnie, wymaga  traktowania środowiska pracy jako narzędzia do wprowadzania zmian w organizacji. Istotą tej teorii  jest więc to, aby skupić się na swojej działalności i tym, co tak naprawdę chcemy osiągnąć poprzez zmianę. Krótko mówiąc, najpierw analiza rodzajów aktywności, przez którą poznamy rozwiązanie, po to aby każdy miał możliwość wyboru miejsca wykonywania pracy.

Przyłóżmy tę koncepcję do typowego polskiego biura, czy korporacji. Widzisz to? Ja nie widzę.  Dlaczego? Bo składnikiem koniecznym, aby skutecznie zrealizować  ABW w firmie, jest głęboko zakorzeniona i ugruntowana kultura zaufania w firmie.

Teoria ABW bazuje na zaufaniu, a więc prawie nie ma w niej procedur dla pracowników, tak niepotrzebnie mnożących się w naszych korporacjach. Co  więcej, każdy pracownik według tej teorii ma podejmować samodzielne decyzje. I właśnie to ostatnie, będzie wymagać w naszych firmach gruntownej zmiany podejścia. Podejścia do  pracowników. Activity BasedWorking polega na tym, że pracownicy mogą pracować w różnych miejscach biura, gdzie nie zawsze łatwo ich znaleźć, a do tego menedżer nie widzi kiedy przyszli, wyszli , ile byli na kawie, na papierosie i innych przerwach. Co więcej ABW zakłada pracę mobilną, czyli również tzw. Home Office, pracę z domu. A w polskich firmach, w większości z nich, króluje kultura kontroli i zasada: jeden rządzi, a reszta pokornie słucha. Tymczasem przy ABW trzeba w końcu zacząć ufać pracownikom. Ufać, że chcą dobrze, i że pracują, nawet, gdy nie widzimy co robią.

Nie wprowadzimy również ABW dopóty, dopóki nie rozliczymy się z mitem rozliczania z wykonanych zadań, a nie z czasu przesiedzianego w pracy. Teoretycznie w pracy mamy rozliczanie z zadań. Jest to nawet jeden z bardziej popularnych punktów w ogłoszeniach o pracę. A z drugiej strony rozliczanie z zadań realnie nie funkcjonuje, bo i tak trzeba w biurze swoje 8 godzin odsiedzieć. Odważnych na to, by wyjść do domu , gdy skończy się swoją pracę raczej nie ma. Zapewne przez to , że w takim wypadku, zamiast akceptacji opuszczenia biura, dostałoby się więcej pracy. Nie jest tak?

Sprawdź teraz pozytywy

Chcemy, czy nie, ta koncepcja stuka coraz głośniej do drzwi polskich firm. I nie można być na to głuchym, bo ostatecznie, jeśli dostarczająco zostanie udowodniony jej wpływ na wysoką produktywność – będzie wprowadzana w wielu miejscach.

Optymistyczne jest to, że może ona spowodować pozytywny rozwój kompetencji menedżerskich u ludzi. Bo będą zmuszeni zmienić swoje podejście do pracowników i wzrośnie kultura pracy. ABW na pewno stawia wyższe standardy zarządzania, bo nagle okazuje się, że zarządzanie za pomocą kija i marchewki nie działa, gdyż pracownicy są rozproszeni i po prostu ich nie możemy kontrolować.

Można też przyjąć, że ABW sprzyja efektywności pracowników, jak również pozytywnie wpływa na ich samopoczucie poprzez samą świadomość, że ich praca jest ważna dla firmy. Bo przecież to właśnie ich zadania, generują w tej koncepcji otoczenie i przestrzeń.

Reasumując, Activity Based Working to nowość. Jak wszystkie nowinki będzie zapewne ewoluować jeszcze nie raz, zanim osiągnie właściwy kształt, zmodyfikuje się i okrzepnie. Jak najbardziej warto przyglądać się wszelkim innowacjom, bez nich nie byłoby postępu. Jeżeli mamy poczucie, że nasza firma „dojrzała” do takiego rozwiązania – wprowadźmy je. Ci, którzy zabierają się z tak zwaną „pierwszą falą” zazwyczaj na tym zyskują. To może popchnąć w rozwoju  naszą firmę  mocno do przodu i dać bezcenną przewagę konkurencyjną. A jeśli jeszcze jesteśmy zbyt „zieloni”, zacznijmy od budowania kultury zaufania w firmie, bo bez tego składnika, nie wyjdzie nam ABW.

Właśnie – kultura zaufania w firmie – jak z tym jest w Twojej firmie? Czy masz zaufanie do swoich pracowników? Czy szef Ci ufa, że pracujesz według swojej najlepszej wiedzy i z pełnym zaangażowaniem?

Warto przeczytać:

Jak zwiększyć produktywność w firmie – 10 błędów i 5 rozwiązań 7 powodów dlaczego w innej firmie pracują lepiej Trudny i ciężki klient – jak z nim pracować?