Kwestia nawyku, czyli jak planować zadania, żeby się wyrabiać?

Kwestia nawyku, czyli jak planować zadania, żeby się wyrabiać?

Rozmawiałem z wieloma osobami na temat tego jak szacują czas i jak zarządzają zadaniami. I gdy pytam tych osób, czy są pewni tego, że skończą zadania w określonym czasie, to są o tym święcie przekonani. Mówią: Grzegorz, przecież znamy swoją robotę i wiemy ile czasu nam zajmują nasze zadania. Potrafimy planować.

Gdy ludzie mówią, że są tak nieomylni w szacowaniu czasu, zawsze czuję się nieswojo. Z mojego doświadczenia wynika coś zupełnie odwrotnego. Jesteśmy w tym strasznie kiepscy.

I wtedy ich pytam:

– To dlaczego zostajesz po godzinach? Dlaczego masz opóźnienia?
– Eeee… yyy… bo zawsze mi coś wyskoczy niespodziewanego, przyczyny opóźnień są zawsze zewnętrzne i na to nie mam wpływu.

– Skoro zawsze Ci coś wyskoczy, to czemu tego nie wkomponujesz w dzień? Czemu tego nie uwzględnisz? No to dobrze szacujesz, czy źle szacujesz czas?
– Eee… yyy… no chyba, czegoś tutaj nie dostrzegam.
 

No właśnie, czego nie dostrzegamy?

Weźmy taki przykład. Janek ma 9 km z pracy do domu. Jeździ do obecnej pracy codziennie już od ponad roku. Jeśli zapytam go ile czasu zajmie mu dotarcie z pracy do domu to odpowie: około 25 minut.

A ja wtedy pytam:
– Co rozumiesz przez: około?
– Około znaczy około. Czasami droga może zająć trzydzieści minut, czasem mniej. Zależy od ruchu. Późno w nocy może to trwać mniej niż dziesięć minut. W godzinach szczytu, w zły dzień może nawet zająć godzinę. Jeśli złapię gumę, to jeszcze dłużej. Czasami po drodze wstąpię do pubu i wtedy droga do domu jest baaaardzo długa :)

Właśnie – powiedziałem i narysowałem odpowiedni rozkład prawdopodobieństwa. Pięć minut ma zerową szansę, a 25 minut najwyższe szanse. Ale pokonanie drogi w więcej niż 3 godziny też się może zdarzyć… Co więcej, im większa losowość, im więcej wypadków może zdarzyć się po drodze, tym dłuższa bywa prawa strona rozkładu.

img.mediana
Zazwyczaj w zarządzaniu zadaniami, do planowania używamy właśnie tego czasu najbardziej prawdopodobnego. Najczęściej robimy to niemalże automatycznie i rzadko kiedy zastanawiamy się dłużej niż parę sekund zanim zaplanujemy czas na jakieś zadanie. Czy tak nie jest?

A potem efekt jest taki, że nie realizujemy zadań w założonych terminach i grafiki nam się rozjeżdżają. A my mamy poczucie, że znowu zawiedliśmy, że znowu się nie wyrabiamy, że znowu kiepsko nam idzie.
Tymczasem wystarczy wyeliminować parę drobnych błędów…
 

Optymizm + analiza minutowa

Optymizm to fajna sprawa, ale z moich obserwacji wynika, że nasze własne zadania szacujemy zbyt optymistycznie. Nie dostrzegamy, że mogą nam wypaść różne rzeczy, a do tego że samo zadanie może zająć dłużej. Nie dostrzegamy, bo poświęcamy na takie szacowanie przysłowiową minutkę.

Załóżmy, że masz umówione spotkanie z bardzo ważnym, strategicznym klientem. Długie spotkanie. Czekasz na nie już od miesiąca, i nagle: oto ma się odbyć. Jest konkretny termin. Krótki rzut oka na kalendarz – wpisane. Klient blisko, dojazd dogodny, nie raz jechałeś tą drogą, szybka decyzja: 20 minut i przecież u niego będę :).

A co się dzieje realnie? Im bliżej spotkania, tym więcej o tym myślisz. Im więcej myślisz, tym coraz bardziej się upewniasz, że na tak ważne spotkanie wyjdziesz pół godziny wcześniej, żeby się nie spóźnić. A dodatkowo postanawiasz się lepiej do niego przygotować, co zajmuje Ci czas, który miałeś poświęcić na inne zadania. Kreślisz w grafiku.

Nie szacuj na szybcika! Ja wiem, że zwykle brak nam czasu na jakieś pogłębione analizy i nie o to chodzi. Ale zatrzymaj się na chwilę i daj sobie tą 1 minutę na przemyślenia. Zapytaj się: jak bardzo to jest dla mnie ważne? Co może stać się po drodze? Jaka jest szansa, że coś z zewnątrz mi przeszkodzi?
Gdy szacujemy momentalnie, bo czas nas goni, jesteśmy trochę jak z tego demotywatora. Oszczędzamy minimalną ilość czasu i do tego bez sensu.
 
1920144_628231843915696_1734538539_n
 

100 na 100

Naszym drugim błędem jest to, że oszacowaną wartość traktujemy dosłownie. Trzymamy się jej jakby była pewna na 100%. A przecież tak nie jest.

A co jeśli mamy 5 zadań do wykonania i potraktujemy wszystkie te nasze oszacowania dosłownie? Wtedy często okazuje się, że rozplanowujemy nasz cały czas i nic nam nie pozostaje wolnego… A jak przyjdzie Murphy i zamiesza, to co? Weźmy taki przykład:

Ile jest 8 x 8?
Pozwólcie, że Wam przypomnę, że przy naszych zadaniach nie mamy do czynienia ze ściśle określonymi liczbami. Kiedy mówimy, że pewne zadanie będzie trwało osiem godzin, czy mamy na myśli dokładnie osiem godzin? Oczywiście, że nie. Ile więc jest osiem razy osiem? Tak naprawdę to tyle:

(8±1)*(8±1) = ?
Odpowiedź 64 jest nieprawidłowa. Daje błędne wrażenie dokładności.

Błędem jest usiłowanie podawania dokładnych odpowiedzi, kiedy dane są niedokładne. Odpowiedzi, bardziej dokładne , niż zawarty w problemie stopień niepewności, nie są trafne i dobre.

Przypuśćmy , że zadanie miało zająć 5 godzin. Jak dobrze wiemy, może ono zająć 4, albo i nawet 7, ale my zarezerwowaliśmy sobie w kalendarzu / głowie 5. Potem traktowaliśmy tą liczbę jak świętość. Wpadliśmy w pułapkę, że 8×8 to 64. Staraliśmy się być bardziej precyzyjni niż cały ten chaos.

 

Duży margines bezpieczeństwa… i to z lewej

Paradoksalnie ale… to tak działa. Przeważnie, gdy zleci nam coś szef lub klient dodajemy duży margines bezpieczeństwa. I co się wtedy dzieje? Czujemy się komfortowo i nie zaczynamy od razu. Zwlekamy. To tak zwany syndrom studenta.
Sięgnij do zamierzchłej przeszłości i przypomnij sobie zeszyt szkolny 32 kartkowy w kratkę. Gdzie tam był margines? Tak, tak.. z prawej strony kartki! I tak trzeba ułożyć to sobie w głowie i zrobić z tego nawyk. Podkreślam: nawyk. Nie ma marginesu, gdy masz zacząć zadanie. On się pojawia dopiero w trakcie realizacji, w trakcie zapisywania kartki. Jest tylko z prawej strony. Mnie taka wizualizacja pomaga :).

Nie byłbym sobą, gdybym nie miał dla Ciebie konkretnej propozycji rozwiązania, jak planować czas na zadania :).
Planowanie dnia wg Grzegorza
1. Umysł ludzki lubi się rozpraszać i tworzyć opory przed realizacją zadań. Z tych powodów warto nie wpisywać wielu zadań na kartkę, by duża liczba nas nie przygnębiała.

2. Zaczynaj od najważniejszych. Ponieważ zazwyczaj nasze zdolności co do oceniania naszej szybkości wykonywania zadań są niedokładne , mniej lub bardziej. Gdy zaczniesz od mniej ważnych rzeczy do realizacji, to jest bardzo duża szansa, że w twoim przypadku 8×8 to nie 64, a 81 :), i wtedy właśnie braknie czasu na to najważniejsze zadanie :).

3. Może Ci pomóc zarezerwowanie sobie czasu w kalendarzu. Do kalendarza wpisz tylko najważniejsze zadania. Max 2-3. Resztę zostaw pustą. Niech to będzie Twój bufor na nieprzewidziane rzeczy.
Gdy się do tego zastosujesz, zapisuj każdego dnia na nowej kartce, to co miałeś do zrobienia danego dnia. A na koniec dnia zobacz, ile udało Ci się zrealizować. Jeśli zostaje Ci dużo rzeczy to zadaj sobie wieczorem, trzy ważne pytania:
1. Czy nie odwlekałem? Czy nie obijałem się?
Tutaj trzeba być uczciwym wobec siebie, bo to pytania o Twoje wnętrze. Czy nie zwlekałem, czy nie rozpraszałem się, czy nie robiłem po prostu milszych rzeczy niż te , które sobie rano wyznaczyłem. Czy możesz powiedzieć, że rzetelnie wykonywałeś tą pracę?

2. Czy nie planuję za dużo na dany dzień, bo jestem zbyt wielkim optymistą co do szybkości wykonywania zadań? Czy nie przewiduję różnych wrzutek od innych osób? Czy nie zajmuję się niepotrzebnie rzeczami, których nie powinienem robić? Czy nie potrafię odmawiać?

3. Czy pracowałem efektywnie i produktywnie?
Tzn. czy wykorzystywałeś wszystkie techniki , które znasz by przyśpieszyć swoją pracę. Czy unikałeś wielozadaniowości? Czy nie przerywałeś sobie? Czy miałeś odpowiednią ilość energii do tego typu zadań? Czy po prostu byłeś wyspany? Czy pracowałeś w odpowiednich warunkach? Czy miałeś odpowiedni sprzęt?

W zależności od odpowiedzi, reaguj. Jestem pewien, że ten system doprowadzi Cię do przejrzystego grafika bez nadmiaru skreśleń. Uff… dotarliśmy do końca, mam nadzieje, że razem :). Napisz teraz, co pójdzie u Ciebie na pierwszy ogień, jako zmiana w szacowaniu i planowaniu zadań. Innymi słowy co z tego artykułu trafiło do Ciebie najbardziej?

2 Komentarze

  1. Podstawowa zasada jaka u mnie się sprawdza a projekty oddaję w terminie w 90% przypadków.
    Nie określam sztywnej godziny zamknięcia zadania, raczej szacuję czas jego zakończenia. Pamiętam o tym że efektywnie mogę zajmować się jednym zagadnieniem max 1.5h, dla zadań kreatywnych 1h. Wydajny w pracy jestem do 13 i do tego czasu ruszam te największe zadania.

    Wizualizacja z marginesem po prawej stronie – tego nie stosowałem, dziękuję za fajną sugestię, dodam do listy swoich „starterów” :)

    Odpowiedz
    • Michał, widzę, że jesteś w pełni świadomy wymagań swojego ciała :) Super.

      Odpowiedz

Przeœlij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>